Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

A kérőlapokat évente újra kezdődő számsorrendben a külön erre a célra rendszeresített kérőlapok nyilvántartása elnevezésű iktatókönyvben iktatják. Ez a nyilvántartás a kutatóteremből kikerült kérőlapok útjának nyomon követését szolgálja. Rovatai a következők: a kérőlap sorszáma, a kérőlap kiállításának a dátuma, a kutató neve, a kért irat levéltári jelzete, a kérőlapot átvevő kezelő aláírása, az irat kutatóterembe érkezésének a dátuma, az iratot reponálásra átvevő kezelő aláírása, a reponálás után a kérőlapnak a reponálása után kutatóba való visszaérkezési időpontja és egyéb megjegyzések a kérőlappal, illetve a rajta kért iratokkal kapcsolatban. A kérőlapok nyilvántartása iktatókönyvet minden év végén lezárják, aláírással és pecséttel hitelesítik majd a következő év elején a számozást újraindítják. Az őrjegyen a kutatásra kért raktári vagy levéltári egység szabatos jelzetét és a kérőlap iktatószámát kell feltüntetni. Minden egyes önállóan kikért raktári vagy levéltári egységről külön őrjegyQí kell kiállítani és a kutatás végett kiemelt levéltári anyag őrzési helyére kell elhelyezni. A levéltári anyag visszahelyezésekor az őrjegyQí az anyag kezelője a levéltár kutatási szabályzatában meghatározott módon megsemmisíti. A kutató az általa vizsgált levéltári anyagról, ha az nem esik a levéltári törvény 24. §-ának hatálya alá, fénymásolatot készíttethet. Ha a kért iratanyag másolása és kiadása a törvény előírása szerint érinti a személyiségi jogokat a levéltári anyagról csak ún. anonimizált másolat adható ki. Ez azt jelenti, hogy a levéltári anyagot először lemásolják, majd az érintett neveket kifestik, vagy átragasztják, és azt követően az iratot már név nélkül ismételten lemásolják. A törvény életbe lépését követően a Magyar Országos Levéltárban is új megrendelő lapot vezettek be. A kutató a másolatot a fénymásolást megrendelő lapon kérheti. Ez a nyomtatvány a 90 éven belül keletkezett és csak a kutatók által kért fénymásolatok adminisztrációjára szolgál. 90 év az az időhatár, melyen túl minden kutatási korlátozás (adat- és titokvédelem) megszűnik. A magánjogi szerződésekkel letétbe helyezett iratoknál a szerződésben kikötött időhatárt kell figyelembe venni. A nyomtatvány rovatai a következők: a másolat nyilvántartásának a száma, a kérőlap száma, a kért másolat megjelölése (teljes, anonimizált), a fond (állag) jelzete, a raktári egység sorszáma, a másolatban kért iratok tételszerű felsorolása (iktatószám, tételszám, oldalszám, példányszám), a fizetés módja, dátum, a kutató aláírása, az átvétel időpontja végül az aláírás. A nyomtatvány hátoldalán a kutatóterem