Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Valamennyi, egyelőre még irattárban őrzött fond törzsszámmal ellátott, dosszié rendszerű nyilvántartása. Itt kell elhelyezni a fonddat kapcsolatos, a szervek iratkezelési rendjének és irattári selejtezésének levéltári ellenőrzése során keletkezett összes iratot, valamint a fond törzslapját. c) Fondtörzslap A levéltárban, és az illetékességi körébe tartozó szervek irattáraiban őrzött fondokra vonatkozó nyilvántartás. A következő adatokat tartalmazza: fondtörzsszám, fondképző neve, megalakulásának és megszűnésének időpontja, a fondképző jogelődei illetve jogutódai, főbb állagai, iratsorozatai: elnevezés, évkor és terjedelem feltüntetésével, a fondot őrző szerv neve, címe, a fondok irattári elhelyezése, levéltári átvételének időpontja és az ügyirat száma. A fondtörzslapot két példányban A/5-ös nagyságú kartonon kell vezetni. Az egyik példány a fonddossziéba kerül, a másik a fondtörzskönyv rendszerét követi, mutatóként szolgál. d) Fonddosszié Itt őrzik a fond anyagában végzett levéltári feldolgozó munka sorári készült belső feljegyzéseket, a levéltári segédletek és nyilvántartások egy-egy hiteles, készítőjük által aláírt, a levéltár pecsétjével ellátott és a vezető által láttamozott példányát, az irattárakból beszállított levéltári anyagra vonatkozó, korábban a szervdossziéban őrzött iratokat, az átadás-átvételi jegyzőkönyveket, a selejtezésre, restaurálásra, mikrofilmezésre vonatkozó feljegyzéseket. A fonddossziékat a levéltár a törzsszámok sorrendjében őrzi. A fonddosszié anyagát időrendben helyezik el, iratjegyzéket készítenek a dokumentumokról, melyet a dosszié elején tárolnak. A felsorolt nyilvántartási segédletek vezetését a LÜSZ szabályozta, és annak hatályon kívül helyezését követően sem történtek e téren változások. A LÜSZ-ben szerepel ezeken kívül a védetté nyilvánított levéltári anyag törzskönyve is, melyet a hatályos levéltári törvény (1995. évi LXVI. tv. 33. § (3) bek.) szerint a Magyar Országos Levéltár vezet. (Az iratanyag gyarapodásával, fogyásával, mozgásával, használatával kapcsolatos nyilvántartásokat a következő fejezetben tárgyaljuk.) IV. A segédleteket feloszthatjuk a szerint is, hogy milyen szintig tárják fel az anyagot. A segédletek szintje attól függ, hogy milyen szintűek azok a legkisebb levéltári