Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

nagyobb vagy kisebb irategyüttesből indulnak ki (teljes levéltári anyag, fondcsoport, fond, állag) és általánosan tárják fel és tartják nyilván az adatokat. Ezek jobban szolgálják az iratok védelmét, mint azok, amelyek rendszere eltér a levéltári anyagtól. 2. A tematikus segédletek egy speciális témából indulnak ki. Azt tárják fel, hogy e témából hol, milyen levéltári anyag található. II. A levéltári segédletek rendszerük alapján lehetnek: 1. Azonosak a levéltári anyag rendszerével (leltárak) 2. Eltérőek a levéltári anyag rendszerétől (mutatók) 1. Ha a segédletek azonosak a levéltári anyag rendszerével, akkor az iratok egyes részeit abban a sorrendben írják le, amelyben a részek a rendszerben egymás után következnek, ez általában a levéltári jelzetek rendjének felel meg. Ezek a segédletek a leltárak. 2. A levéltári anyagtól eltérő jellegű segédletek a rendszertől és jelzetektől függetlenül csoportosítják a dokumentumokat. Ezek a mutatók. III. A levéltári segédleteket feloszthatjuk céljuk, rendeltetésük szerint:' 1. A biztonságos megőrzést a nyilvántartások teszik lehetővé. 2. A használatot a tájékoztatási segédletek szolgálják. 3. Vannak olyan segédletek, amelyek a ter\>ezést segítik elő. A biztonságos megőrzést és a tájékoztatást szolgáló segédletek nem válnak el élesen egymástól. Minden, a levéltári anyagról vezetett nyilvántartás, bizonyos fokú tájékoztatást nyújt a használathoz, segíti a tervezést, a legtöbb tájékoztatási segédlet az anyag megőrzése szempontjából is fontos adatokat tartalmaz. A szoros összefüggés ellenére azonban a célok közül mindig az egyik előtérben áll, megadja a segédlet rendeltetését. A nyilvántartási segédletek a következők: a) Szervnyilvántartási lap A levéltár illetékességi körébe tartozó maradandó értékű levéltári anyagot létrehozó iratképzők nyilvántartására szolgál. Főbb adatai: a szerv neve, postacíme levéltári anyagát összetevő fondok törzsszáma a szervnél végzett irattári ellenőrzések időpontja b) Külső fonddosszié