Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

8. A LEVÉLTÁRI SEGÉDLETEK A segédletek osztályozásának szempontjai Az ország állami és önkormányzati levéltárai 1996-ban 285979 folyóméter iratot őriztek. Ennek a hatalmas mennyiségű anyagnak a megőrzését és ismeretét segédletekkel kell biztosítani. Az irat egyrészt vagyontárgy, amelynek megfelelő őrzését nyilvántartásokkal teszik lehetővé, másrészt információ hordozó, ezért a tájékozódást és a tájékoztatást megfelelő segédletekkel segítik elő. A legtöbb levéltári anyaghoz már az ügyvitel és iratkezelés során születnek segédletek. Aszerint, hogy hol készültek, megkülönböztetünk ügyviteli, irattári és levéltári segédleteket. A levéltári segédletek a levéltári anyaghoz tartozó, a levéltárban készülő segédanyagok, melyeknek célja egyfelől a levéltári anyag nyilvántartása, ezen keresztül védelme, megőrzése; másfelől a tájékoztatás, a levéltárban őrzött anyag feltárása, kutathatóvá tétele. Funkciójuk tehát kettős: a megőrző és tájékoztató szerepet a segédletfajták többsége egyszerre képes betölteni. A segédletkészítés a levéltári munka egyik legfontosabb fajtája. A levéltári segédleteket különböző szempontok szerint csoportosíthatjuk, azonban meg kell jegyeznünk, hogy ezek a felosztások általában elméletiek, a gyakorlatban az egyes segédlettípusok nem mindig különülnek el egymástól. A levéltári segédleteket a következő szempontok szerint lehet felosztani: I. Tematikai alapon II. Rendszer alapján III. Cél vagy rendeltetés alapján IV. Szint alapján V. Módszer (szélesség) alapján VL Forma alapján I. Tematikai alapon a levéltári segédleteket két fo osztályba soroljuk: 1. Altalános segédletek 2. Speciális vagy tematikus segédletek 1. Az általános levéltári segédletek egy adott levéltári forrás részeit egytől-egyig, válogatás, kihagyás nélkül írják le. A levéltári segédletek legtöbbször általánosak, egy