Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Egyes szakszervek fondjaiban azonban a fondképző speciális, szukkörű tevékenysége folytán ügyirat-selejtezésre kevés lehetőség nyílik, az egyes ügyiratokban azonban tömegesen találhatók levéltári szempontból értéktelen, az irat értelmezése, a kutatói értékelés szempontjából jelentéktelen, s az ügyiratból könnyen kiválasztható egyes iratféleségek- Ezeknek az eltávolítását darabszintű selejtezésnek nevezzük. Az ilyen selejtezés az iratok formai jegyeinek alapulvételével viszonylag könnyen megoldható. így kiemelhetők és selejtezhetők a különböző idézések, sürgetések, vétívek, illetékek befizetésével kapcsolatos iratok stb. Más megközelítésben, aszerint, hogy az iratanyag értékelését mennyire komplexen végezzük, beszélünk durva és finom selejtezésről is. A durva selejtezés olyan részleges selejtezés, amely esetében az iratanyagból csak a külső jelek alapján könnyen felismerhető értéktelen részek, pl. közlönyök, prospektusok, nyomtatványok, elhasznált borítóanyagok eltávolítására kerül sor. A finom selejtezés az egyes iratoknak a belső ismertetőjegyek alapján való értékelésétjelenti. A levéltári selejtezés lezárása A selejtezést a levéltár illetékes vezetője vagy megbízottja ellenőrzi. Ezen kívül minden esetben, tehát akkor is ha a minisztérium Levéltári Osztályának utasítása, vagy az általa jóváhagyott terv alapján folyt le a selejtezés, jegyzőkönyvet kell felvenni. A selejtezési jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell a selejtezés alá vont fond vagy állag címét és eredeti mennyiségét; annak megjelölését, hogy a selejtezés általános vagy részleges volt-e, a fond egészére, vagy csak egyes sorozataira, esetleg csak egyes ügykörökre terjedt-e ki, a selejtezés alapjául szolgáló ügykörjegyzék vagy selejtezési terv címét, illetve számát; a selejtezési engedély vagy utasítás számát; a kiselejtezett tárgyi vagy formai csoportok címeit, illetve az iratféleségek leírását; a kiselejtezett iratok iratfolyóméterben és kg-ban megadott mennyiségét; a selejtezés időpontját; végül a selejtezést végző és azt ellenőrző személyek nevét. A selejtezési jegyzőkönyvet a levéltár felügyeleti hatósága útján vagy az ügyrendi szabályzatban meghatározott más úton a Levéltári Osztályhoz kell felterjeszteni