Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

tart számot a levéltár. Vannak végül olyan fondok, amelyeknek iratait a levéltár megfelelő átselejtezés után - köteles átvenni és megőrizni. Korábban levéltári megőrzésbe kerülhettek esetenként olyan fondok is, amelyeket ma értékhatár alattinak minősítünk. Ha ilyen fondok iratanyagát mindenestől kiselejtezzük fondszintű vagy alapszintű selejtezésről beszélünk. Csak nagy számban működő, típusos, a termelésben vagy az igazgatásban jelentős szerepet nem játszó alsószintű szervek fondjai selejtezhetők ki teljes egészükben. Nem szabad azonban fondszintű selejtezést végezni egyedi sajátosságú szervek fondjai esetében akkor sem, ha csak kevés és működésére vonatkozóan esetleg nem is a legjellemzőbb iratok maradtak fenn. Ilyen esetben a megmaradt iratok a fond „emlékét" hivatottak megőrizni. A levéltárba került fondok egy részében vannak olyan sorozatok, amelyek az ügyiratok egyenkénti megvizsgálása nélkül egyszerűen ki selejtezhetők. A községek fondjaiból pl. ki selejtezhetők az adófizetéseket nyilvántartó naplók (amennyiben az adófőkönyvek megvannak), a községi pénztárnaplók (ha a főkönyvek megvannak), a bírói iktatókönyvek. Általában kiselejtezhetők azok a kezelői könyvek, ameíyek az iratok használatához nem szükségesek (pl. a postakönyvek). Kiselejtezhetők a nyomtatvány- és irodaszer beszerzésekkel, pénzkezeléssel kapcsolatos iratsorozatok. A levéltári selejtezés leggyakoribb módja egy-egy fondon belül bizonyos tételeknek vagy tételek híján egyes ügyiratoknak a fentebb említett ügykörjegyzékek alapján való selejtezése (középszintű selejtezés). E szempontból megkülönböztetünk - egyáltalán nem selejtezhető - általában nem selejtezhető és - általában selejtezhető tételeket, illetve ügyköröket. Az általában nem selejtezhető tétel, illetve ügykör iratait meg kell őrizni, de a benne lévő kisebb jelentőségű ügyek iratait ki lehet selejtezni. Az általában selejtezhető tételek, ügykörök iratai kiselejtezhetők, de esetenként akadnak köztük a kort jellemző egyes iratok, amelyeket érdemes megőrizni. A kiemelkedően fontos szervek, szervezeti egységek ügyiratainak selejtezése során meg kell tartani az ügyirat egységét, azok egy-egy ügyiratait teljes egészében meg kell őrizni, ha az fontos vagy teljes egészében ki kell selejtezni, ha az az ügy lényege szerint nem fontos. Ilyen esetben tehát ügyiraton belüli selejtezésnek nincs helye.