Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

az 1944-1945-ben keletkezett iratokat teljes egészükben és ebbe a kategóriába sorolandók az 1956-ban keletkezett iratok is. - Az adott fondképző keletkezésére, működésének szabályozására, feladatkörére vonatkozó iratokat általában nem selejtezzük ki, mivel a szerv történetét elsősorban a saját fondja dokumentálja. - Az iratban foglalt adatok mennyiségére. Az irat értékét növeli, ha sűrítetten tartalmaz adatokat. Ezért értékesek általában pl. a statisztikai kimutatások, a nagyobb időszakra kiterjedő beszámolók. Ezek megőrzése azért is fontos, mert megőrzésük a részadatokat tartalmazó iratok egész sorának kiselejtezését teszik lehetővé. - Az irat egyedi jellegére. Minél több példányban maradt fenn valamely azonos adatokat tartalmazó irat, értéke annál kisebb, mégha különben értékesek is a benne foglalt adatok. Pl. egy modernkori statisztikai összefoglaló önmagában értékes, mert sok adatot tartalmaz, levéltári értékét azonban csökkenti az a körülmény, hogy adatai másutt is fellelhetők. - Az irat eredetiségére. Az eredeti aláírással, pecséttel ellátott tisztázati példány megőrzését előnyben kell részesíteni a másolatokkal szemben, ami természetesen nem jelentheti azt, hogy az irat létrehozásának folyamatát tükröző fogalmazványi példány feltétlenül kiselejtezendő lenne. - Az irat kiállításának formájára, díszes, esetleg művészi voltára. A fentieken kívül megőrzésre érdemesnek szoktuk ítélni az egyébként nem jelentős, de tömegesen előforduló - ezért az adott időszak problémáit jelző - típusügyek irataiból is bizonyos mintadarabokat. A selejtezhetőnek minősített iratcsoportból is meg szoktunk tartani olyan iratokat, amelyek jelentős személyekre vonatkoznak, továbbá amelyek néprajzi, művelődéstörténeti szempontból érdekesek vagy egyszerűen jellemző adatokat tartalmaznak az adott korszak mindennapi életére vonatkozóan. A selejtezés szintjei Megkülönböztetünk fondszintű, sorozat, vagy tétel illetve állagszintű, továbbá ügyiratszintű, végül iratszintű selejtezést. A fondképzőket általában három kategóriába oszthatjuk: Vannak levéltári értékhatár alá eső szervek, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba. Vannak továbbá olyan fondok, amelyeknek csak bizonyos fajta irataira