Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

Az eredeti irattári rend szerinti rendezésnél az állagok kialakítása a fondképző egykori irattári szerkezetének megfelelően történik, vagyis olyan állagokat alakítunk ki, amelyek a fondképzőnél is elkülönültek egymástól. Ha az eredeti irattári rendszertől független, új struktúrát adunk a fondnak, a fondképző szervezetét tekintjük kiindulásnak, az egyes szervezeti részlegeknek megfelelő állagokat alakítunk ki. Ha a fondképző szervezeti fennállásának ideje alatt változott, a legfejlettebb szervezeti tagolódást vesszük alapul, amely általában a fondképző fennállásának utolsó időszakában volt érvényben. Az állogszintü rendezés az állagok egymástól való elkülönítését jelenti, mely után éppúgy, mint a fondnál - mindegyik állagnak címet kell adni, valamint meg kell állapítani az állag korát (a benne lévő iratok szélső évhatáraival). Az eddig ismertetett rendszerezési és rendezési munkálatokkal az iratanyag vertikális (függőleges) tagolódása alakult ki. A fondok és állagok elkülönítése után meg kell állapítani azok rendszerbeli elhelyezését, ami az iratanyag horizontális (vízszintes) tagolását jelenti. Végül a fond állagait egységes alapelvek szerint rendszerezzük, vagyis az állagok egymásutánját úgy állapítjuk meg, hogy azonos típusú vagy jellegű fondok lehetőleg párhuzamos szerkezetet kapjanak. A rendszerezés egyik eleme a kronológia. Hosszú időn át működött szervek állagai az iratkezelés változása esetén periódusok szerinti állagcsoportokká vonhatók össze. A rendszer másik eleme a szerezeti hierarchia. Közigazgatási hatóságok fondjaiban első helyre tesszük az elnökség, utána az egyéb osztályok állagait, vállalati fondokban előbbre soroljuk az irányító és ellenőrző, azután az igazgatási, a műszaki, a kereskedelmi és végül a számviteli részlegek állagait. A rendszer harmadik eleme formális. Előbbre soroljuk a jelzeteit állagokat, s utoljára hagyjuk a jelzeteletleneket. Az Országos Levéltár 1945 utáni iratanyagában például a XIX. fondfőcsoportban (az államigazgatás felsőbb szervei) a fondok sorrendjét úgy alakították ki, hogy minden esetben először a minisztériumokat helyezték el, majd az egyéb szerveket (funkcionális alap). Az állagok felsorolásánál azt az elvet követték, hogy a fondképző egészére vonatkozó ügyek iratait tartalmazó állagok kerültek az első helyre, ezt követik betűrendben - a funkcionális, majd pedig a szakmai osztályok állagai, végül az egyes vezetők, tisztségviselők nevével jelölt állagok, a betöltött tisztségek rangsora, azon belül betűrend (egyes esetekben időrend) szerint. - Az önkormányzati (volt tanácsi) levéltárak