Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

fondjainak és állagainak elrendezésére az 1962-ben kiadott fondjegyzékszerkesztési utasítás, majd annak módosítása tárgyában kiadott későbbi utasítások mérvadóak. • Középszint, középszintű rendezés A középszint azokat a levéltári szinteket jelenti, amelyeken közepes terjedelmű levéltári egységek helyezkednek el. Ezek a következők: - sorozat - tétel. Az iratanyag középszintű rendezettsége azt jelenti, hogy kialakítjuk a fondok és állagok belső rendjét, vagyis a fondon és állagon belül elkülönítjük és csoportosítjuk, vagy kialakítjuk a kisebb levéltári egységeket. Az iratanyag középszintű rendezettsége minden levéltár számára kötelezően előírt szint, amelynek elérése a következő rendezési módok szerint történhet: - A fondképző által kialakított irattári rendszert változatlanul hagyjuk, illetőleg, ha az iratok rendje megbomlott, az eredeti rendszert állítjuk helyre. Ezt akkor tesszük, ha a fond anyaga az eredeti rendszerben a rendelkezésre álló segédletek alapján kutatható. A rend helyreállításához az irattári jelzetek és az irattári és ügyviteli segédletek adnak segítséget. - Előfordulhat, hogy az eredeti rendszer megtartása, illetve helyreállítása mellett szükségessé válik a rendszer következetlenségeinek javítása, a hiányosságok i kiküszöbölése. - A fond és állag szerkezetét az eredeti rendszertől függetlenül, a fondképző feladatainak, funkcióinak figyelembevételével alakítjuk ki. Ez akkor válik szükségessé, ha a fondnak eredetileg semmiféle vagy (nagyobb fond és állag esetében) csak mechanikus (pl. időrend) rendje volt, és nem készült hozzá segédlet. - A fond és állag anyagát az iratok formai vagy tárgyi vonatkozásai alapján rendezzük. Ezt főként gyűjtemények esetében tesszük (pl. nyomtatványok időrendben, térképek terület szerint). A rendezési terv A rendezési munka folyamata a rendezési terv elkészítésével kezdődik. Ennek során a fondképző jellegének, tevékenységi körének, a fond terjedelmének, eredeti rendszerének