Dóka Klára: Levéltári ismeretek. Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. 1998)

III. LEVÉLTÁRI ISMERETEK

azt jelentené, hogy egy megyei levéltárban az egyes községek birtokrendezési pereit különböző fondokba kellene beosztani, aszerint, hogy a per mikor, melyik bíróság előtt indult. Sőt ilyen alapon ugyanannak a községnek két birtokrendezési pere is két fondba kerülne, hiszen az 1836 és 1872 közötti időszakban az e perek tárgyalására illetékes törvényszékeket többször átszervezték. Ehelyett gyakorlati szempontból ezeket a pertesteket egységesen az 1855-ben felállított úrbéri törvényszékek fondjában helyezzük el, amely törvényszékek előtt a legtöbb ilyen pert indították, illetőleg újra felvették. Az alapszintű rendezés attól függően, hogy melyik egységet érinti, lehet fondszintű és állagszintű. Az állag a fondon belüli legmagasabb szintű levéltári egység. Állagoknak a fond önálló jellegű részeit nevezzük, értve ezalatt olyan részeket, amelyek tárgyukat, jelzetrendszerüket és segédleteiket tekintve elkülönülnek egymástól. Csak olyan terjedelmesebb fondokat tagolunk állagokra, amelyekben a fondképző szervezeti tagoltsága, funkcióinak és iratkezelésének megosztott volta következtében ilyen önálló részek létrejötte megállapítható. így pl. valamely minisztérium fonójának külön állagai az elnöki és az általános iratok, esetleg - decentralizált iratkezelés folytán - az egyes osztályok iratai. A feudális kori megyei közgyűlés fondjában külön állagként kezeljük a közgyűlési jegyzőkönyveket, a közgyűlési iratokat, esetleg - ha az iratokból bizonyos tárgykörökbe tartozókat külön kezeltek - az ilyen irategyütteseket (pl. országgyűlési iratok, úrbéri iratok, árvaügyi iratok stb.). A megyei törvényszék fondjának állagai lehetnek - ugyancsak az iratkezeléstől függően - a polgári perek, büntető perek stb. Kapitalista kori vállalati fondokban leginkább a vállalat tényleges ügyintéző funkcióval felruházott szervezeti egységei által önállóan kezelt irategyütteseket tekintjük állagoknak (ilyen szervezeti egységek társas cégeknél az egyes irányító és ellenőrző szervek: közgyűlés, igazgatóság, választmány, végrehajtó bizottság, felügyelő bizottság, továbbá az egyes igazgatási, műszaki, kereskedelmi és számviteli részlegek). Emellett a vállalatok irattárában olykor kialakultak olyan irategyüttesek is, amelyek pusztán a külön iratkezelés alapján számítanak külön állagnak (ilyen pl. a vállalat ún. okmánytára,amelyben a fondképző a működése szempontjából legfontosabb, többnyire jogbiztosító jellegű okmányait gyűjtötte egybe).