Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

számjegy együtt jelölte, a számjegyek száma általában négy volt, de az utolsó osztályban öt számjegy szerepelt. A második (illetőleg az utolsó osztályban a harmadik) számjegy az alosztályt, míg az utolsó két számjegy az ügycsoportot jelölte. Az ugyancsak előre kidolgozott s külön kötetben kiadott táblázatok (azaz iktatási és irattári tervek) alapján a fenti közigazgatási osztályokat - az egyes szervek igényeinek megfelelően tovább lehetett tagolni. Például: 8.000 Mezőgazdaság 8.200 mezőgazdasági termelés 8.210 növénytermelés 8.211 vetőmagügyek 8.212 takarmánytermelés 8.213 takarmány tartósítás 8.214 cukorrépa, dohánytermelés 8.215 kapásnövények termelése 8.216 növénynemesítés 8.700 vízgazdálkodás 8.750 vízügyek általában 8.751 vízügyi jogszabályok 8.752 vízrendészet 8.753 vízügyi személyzet Az új rendszerben a naplószerű iktatás, azaz iktatókönyv használata megszűnt. E helyett a fentieknek megfelelő tárgyak szerinti iktatást vezették be. Ez azt jelentette, hogy minden, az adott szervnél előforduló ügykör számára külön, a megfelelő rendszámmal ellátott ún. ügynyilvántartólapot nyitottak. Ezeken alszámosan iktatták az egyes ügyek iratait, az ügykezdő iratok beérkezésének sorrendjében. Egy sorszám alatt négy iratváltás nyilvántartására volt hely az előrenyomtatott ügynyilvántartólapon. Ha az ügyben ennél több iratváltás történt, ún. iratjegyzéken folytatták az ügy iratainak iktatását alszámok alatt. Ilyen esetben az ügynyilvántartólapra ráírták, hogy „lásd az iratjegyzéket". Az ügyiratnyilvántartólapokat a rendszámok növekvő sorrendjében, dobozokban tárolták. A dobozban az egyes osztályok nyilvántartólapjai közé elválasztólapokat helyeztek, rajtuk az