Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)
I. IRATTANI ISMERETEK
osztály rendszámának és címének, továbbá az alosztályok rendszámainak és címeinek a megjelölésével. Ugyanilyen rendben kerültek irattározásra az iratok is. Az iktatás és az irattározás rendszere tehát azonos volt. Az ügykörök szerinti irattározás feleslegessé tette a mutatók készítését. A nyilvántartásban és magában az iratanyagban könnyen - legfeljebb a rendszámokat, osztályokat, alosztályokat és csoportokat feltüntető, nyomtatásban kiadott kötet igénybevételével - el lehetett igazodni. Példák: 8212/3-2/1949. rendelet a takarmány termelésről 8216/10/15-2/1950. X városi növénynemesítő állomás ellátmánya 8216/10/N/13-3/1950. Nagy I. felvétele X városi növénynemesító' állomásra 8751/1-3/1950. rendelet vízjogi ügyben 8753/0/78-2/1950. vízrajzi intézet újjászervezése 8753/0/K/12-2/1950. Kiss I. felvétele a vízrajzi intézetbe (Az iktatószám részei: közigazgatási rendszám, ennek alszáma, betűjel, iktatószám, ennek alszáma, év) Bármennyire racionális volt is ez a rendszer, alkalmazása során számos nehézség merült fel. Ennek oka részben abból adódott, hogy a strukturális elv nagyon merevnek bizonyult, különösen az 1949 utáni években, amikor sorra új minisztériumok, igazgatási szervek alakultak. Csoportszámos iktatás A tapasztalatok alapján 1951-ben átdolgozták a közigazgatási számrendszeren alapuló iktatási és irattározási rendszert s ennek nyomán 1952-ben minden államhatalmi, államigazgatási szervnél, intézetnél és intézménynél - a bíróságok és az ügyészségek kivételével (ezeknél megtartották a folajstromszámos iktatást) - bevezették a csoportszámos iratkezelési rendszert. Ez hasonlított sok tekintetben a közigazgatási számrendszeres iktatáshoz, alapjában mégis különbözött a korábbitól, amennyiben tárgyi, funkcionális felépítésű volt és következetesebben alkalmazta a decimális rendszert, így rugalmasabban alkalmazkodott az igazgatás változásaihoz. A főcsoportok a következők voltak:
