Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

féle decimális (tizedes osztályozási) rendszerről. E rendszer lényege, hogy a növekedő iktatási rendszer helyett a legfőbb szakmai területeket - a könyvtári decimális besoroláshoz hasonlóan - felosztották, főszámmal, majd ennek a legfőbb szakmai területnek a részterületeit alszámokkal látták el, s e részterületeket tovább bontva jutottak el a naplószámig. Ha pl. az oktatás területét általában 4-gyel jelöljük, ekkor ennek részterületei, főszámai - többek között - lehetnek: 410: egyetemi oktatás 420: főiskolai oktatás 430: középfokú oktatás 440: polgári iskolák 450: elemi iskola A főszám mindig állandó volt, ugyanígy az alszám is. Vegyük példának a 420-as főszámot. Ennek alszámai lehettek: 420 - 1: (főiskolára vonatkozó) szervezeti ügyek, 420 - 2: személyzeti ügyek, 420 - 3: tanulók ügyei, 420 - 4: beszerzések, Ezek után következett az évente újra induló iktatási sorszámozás, az úgynevezett naplószám. De miután az alszámokkal ellátott területeket is további részterületekre lehetett osztani, így az alszámoknak is születtek alszámai, és így tovább. Ha az ügy elintézést nyert, akkor a fő-, illetve az alszámoknak megfelelően ábécé rendben csomókat alakítottak ki, - évre való tekintet nélkül - folytatólagos csomókban öt évenként. A Jánossy-féle iktatási rendszer szerint iktatott iratokon az alábbi jelölést találjuk: 420 -3 116-1937 A 420-ból a 4-es az oktatásra, a 20-as a főiskolákra, a 3-as a tanulók ügyeire, a 116os a napló (iktatási) számra, az 1937 pedig az évre vonatkozott. S ha mindezeket 5 év múlva ábécé rendbe rakták, akkor alakult ki, hogy a főiskolák halmazából, melyik akta szól a szombathelyi vagy a debreceni, stb. főiskolákról. A Jánossy-féle decimális iktatási rendszert csak a Vallás- és Közoktatási Minisztériumban használták néhány évig a XX.