Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

század harmincas éveiben. Nemcsak megtanulhatatlan, de lényegében kezelhetetlen is volt ez a rendszer, s ezért visszavonták használatát. A vármegyék helyi szabályokon alapuló iratkezelésében az 1901. évi XX. tc. hozott változást, mely felhatalmazta a belügyminisztert, hogy rendeleti úton, egységesen szabályozza a vármegyei központi és járási, a községi (kör) jegyzői, a közigazgatási bizottsági és a gyámügyi ügyvitelt. A törvény értelmében 1902-ben kibocsátott és 1903. január l-jével életbe léptetett ügyviteli szabályzatok legfontosabbika a vármegyei ügyviteli szabályzat. Ez a vármegyék számára kétféle irattározási rendszer közötti választás szabadságát engedi meg: a) Alapszámos rendszer. „Az iratok irattári kezelése az aiapszámos rendszer szerint történik. Ennek lényege az, hogy ugyanarra az ügyre vonatkozó minden ügyiratot az egész éven át ahhoz a számhoz kell kapcsolni, és az alatt a szám (alapszám) alatt kell az irattárban elhelyezni, amely szám az iktatókönyvben mint az illető ügyben az év folyamán érkezett legelső beadvány iktatószáma szerepel." (202. §) „...azoknál az ügyeknél, amelyeknek tárgyalási iratai több évre nyúlnak át, évről évre új alapszámot kell adni." (208. §) b) Osztály- vagy kútforendszer. „A közgyűlésnek jogában áll az irattári kezelésnek fejlettebb rendszerét (osztályrendszer, kútfők) is életbe léptetni, illetőleg fenntartani. Ebben az esetben az iratok az irattárban az alapszámos rendszeren túlmenőíeg - vagyis csupán az egyes ügyek iratainak összekapcsolásán felül - megfelelő szakosztályokban (kútfőkben) tartalmuk szerint is csoportosíttatnak. íly tárgyú közgyűlési határozat érvényességéhez a belügyminiszter jóváhagyása szükséges." (203. §) A szabályzat kétféle irattári segédlet vezetését írja elő kötelező érvénnyel: az irattári sorkönyvét és az ún. irattári irományjegyzékét. A vármegyei ügyviteli szabályzat az iratkezelés terén új elemeket nem tartalmazott. Kútfő, alapszám, sorkönyv, iratjegyzék mind ismeretes volt már az abszolutizmus kori iratkezelésben. A szabályzat érdeme az, hogy megyei szinten az iratkezelést egységesen szabályozta, kötelezően előírva azt a minimumot, ami a kor igényeihez mérten elengedhetetlennek látszott.