Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

feltüntették ugyan az összes iktatási számot, de aláhúzással, kiemeléssel jelezték minden esetben (?) azt, hogy a több szám közül melyik az alapszám. Később, amikor már megerősödött az iktatásnak ez a módja, akkor ún. irattári sorkönyvet készítettek a visszakereséshez. A sorkönyv megmutatja, hogy a keresett irat milyen alapszámon található. A könnyebb megértés kedvéért erről is mutatunk egy példát: 1878.: iktatási szám alapszám 33/1878 33 46/1878 25 56/1878 33 99/1878 33 110/1878 25 112/1879 33 Ha a kútfők szerint történik az iratok tárolása, akkor a sorkönyv első oldalán felsorolták a kútfők jelentését: pl.: 1. kútfő: iparügy 2. kútfő: kereskedelemügy 3. kútfő: vasútügy 4. kútfő: mezőgazdasági ügyek,... stb. A következő lapokon pedig így álltak egymás után a sorok iktatási szám: kútfő: alapszám: 34/1879 1 34 45/1879 1 34 66/1879 3 66 89/1879 1 34 98/1879 3 66, ...stb. Ez az iktatási és irattározási rendszer 1948-ig tartotta magát. 1948 után is használták, főleg a hatalmas ügyfélforgalmat bonyolító (adóhivatal, társadalombiztosítás) szervezeteknél. Az alapszámos iktatási rendszer nagy előnye, hogy korlátlan számú iratot össze lehet kapcsolni. A visszacsatolásos rendszer esetében pedig több év iratanyagát egyben lehetett tartani, ha az első iktatási számot változatlanul alapszámnak tekintették.