Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

Az alapszámos iktatási rendszer mellett hosszabb, rövidebb ideig más formák is éltek a XX. század első felének vegéig. Közülük a ma is ismerteket említjük meg az alábbiakban. A század első éveiben vezették be pl. az alszámos és a főlajstromszámos iktatást. Az alapelv e rendszerek alkalmazásánál az volt, hogy a csatolásokat lehetőleg kiküszöbölhessék, de úgy, hogy az azonos ügyek mégis együtt tarthatók legyenek. Az alszámos iktatásnál az első irat önálló iktatószámot kap, s a kimenő válasz is ugyanezen a számon szerepel. A következő iratváltások azonban már az iktatószámok alszámaira kerülnek; az ügy egy-egy fázisában keletkezett iratok így az iktatószámnál egybegyűjtve automatikusan együttmaradnak. Ha az alszámok részére fenntartott rovatok elfogytak, akkor természetesen új iktatószámot kellett kezdeni. Ezt a módszert először a gyámügyi igazgatásban alkalmazták, mivel itt a levélváltások száma általában előre meghatározható volt. Példánkban is egy ilyen területet mutatunk be: 1907. év. Iktató szám és alszám: Tárgy: 37/1 Bozót Jakab keresztnév változtatás kérelme 37/2 A hivatal válasza, a nyomtatvány elküldése 37/3 A nyomtatvány visszaküldése 37/4 Határozat a keresztnév változásról Az elmondottakból következően ebben a rendszerben egy-egy irat iktatószáma a sorszámból, a felhasznált alszámok egyikéből és az évszámból állott; az első alszámot azonban külön nem kellett jelölni. Az alszámon iktatott iratokat kezdetben sorszámaik növekvő rendjében irattározták. Ha egy ügyre több, önálló iktatószámmal rendelkező irat vonatkozott, ezeket csatolni kellett, ami általában előrehaladó rendszerben történt, de erre természetesen sokkal ritkábban került sor, mint az alapszámos iktatás esetén. Ma a közigazgatásban az alszámos iktatás a legelterjedtebb forma. A főlajstromszámos iktatás nagy előnye az, hogy valamennyi, egy-egy ügyben keletkezett irat együttmaradását biztosítja. Az összes többi, eddig megismert iktatási rendszertől eltérően, ennél a módszernél az egyes ügyek kaptak nyilvántartási számot