Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros és a levéltári kezelőtanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 4. Budapest, 1998)

I. IRATTANI ISMERETEK

beadványok tartalma, érkezésének kelte, intézkedési határozatok szerepeltek, így gyakorlatilag teljes képet adtak egy-egy ügy elintézéséről. Az elhelyezett iratokról a XVII. század végéig nem vezettek mutatókönyveket (csak egyes hiteleshelyeken), az iratok keresése úgy történt, hogy az egyes palliumokra írták az emlékeztető szavakat, s azon belül az iratok úgy voltak elhelyezve, hogy hátlapjukra írt kivonat lapján lehetett megtalálni a keresett iratot. A birtok igazgatóhoz érkezett leveleket ő maga bontotta fel, hátlapjára feljegyezte az érkezés évét, a XVI. század 2. felétől napját is, a levél(beadvány) írójának nevét és a rövid tárgyat. Az iratok elhelyezése évenként, azon belül havi bontásban történt, majd az 1620-as években a Thurzó levéltárba már napi dátum szerinti rendben őrizték az anyagot. A családok középkori iratképzésére és iratőrzésére azonos alapelvek vonatkoznak, mint az országos gyakorlatra, azaz a család és birtokaik jogállására vonatkozó oklevelek fennmaradását igyekeztek biztosítani. A megőrzésre ez idő tájt két helyen nyílt lehetőség: 1. a családfő szálláshelyén, 2. hiteleshely megőrzésére bízva. A családfő szálláshelyén elhelyezett iratok a XIV. század végétől bővültek. Megőrzésre kerültek a jogbiztosító iratok mellett: - a jogügyleteket, gazdasági ügyeket előkészítő iratok és azok mellékletei, - az öröklési szempontból számba jöhető iratok, - és a lasan meginduló levelezés is. A családtagok hivatali, közéleti tevékenységével összefüggő iratok is a családi levéltárba kerültek. Ennek alapvető oka a familiárisi ügyintézésben keresendő: az országos tisztségviselők saját irataikkal együtt és általában azonos magánszemélyzettel kezelték a közügyek iratait és a tisztségváltással az iratok nem kerültek tovább. A XVII. század második feléig Magyarországon nem volt családi levéltári rendszer, az iratok megőrzésének jogbiztosító szerepe dominált. Az iratkezelés annyit jelentett, hogy az összehajtott oklevélre ráírták a tárgymeghatározást, vagy pl. annak az uradalomnak a nevét, amelyre vonatkozott. A XVII. században jelentősen megváltozott a helyzet: kialakultak a birtokközpontok, állandósult a főrangúak tartózkodási helye, ahol a magánbirtok központi igazgatása mellett megjelent az országos tisztségviselők hivatali ügyintézését végző iroda, a kancellária.