Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)

III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés

9. doboz Szállítólevelek 10. doboz Szállítólevelek Ha az irattári terv megvan, az szolgálhat kiindulópontul a rendezéshez, a módszer pedig az, hogy az iktatott és nem iktatott iratokból a tételszámoknak megfelelő csoportokat alakítunk ki. Ilyenkor a tételszámokat írjuk fel az egyes dobozokra, csomókra, kötetekre még akkor is, ha azok az iratokon nem szerepelnek. Tételszámos irattári egységek kialakítása nyomán nemcsak a tárolt iratanyag válik áttekinthetővé, hanem a selejtezés is könnyen megoldható. Ha az irattári terv hiányzik, abban az esetben rendezési tervet kell készíteni, amit a szervet felügyelő, vagyis a területileg illetékes levéltár szakreferense bírál el. A rendezési tervnek tartalmaznia kell, hogy az irattárban milyen állagot vagy sorozatot kívánnak rendezni, milyen mennyiségű az iratanyag, melyek azok a tárgyi csoportok, amelyeket célszerű kialakítani. A tárgykörök meghatározásához feltétlenül szükséges a szervezeti egységek feladatköreinek ismerete. Az eddig felsorolt rendezési módok - minthogy az általános alapelvek mellett a különféle szervek és szervtípusok sajátosságait is igyekeztünk bemutatni - bizonyára eligazodást adnak az irattárosoknak az irattár rendjének kialakításához. De az irattáros mindenkor konzultálhat levéltári dolgozóval, akitől biztos szakmai segítséget, eligazítást kaphat. A segédletek A segédletek azzal a céllal készülnek, hogy az iratokat számbavegyék, lelőhelyükről, összetételükről tájékoztatást adjanak, az iratok tartalmát ügyviteli, tudományos, gazdasági és egyéb célú felhasználásra feltárják. A segédletek nélkül lehetetlen az iratanyag tanulmányozása, de nem oldható meg ügyviteli célú kikeresése sem. Tágabb értelemben segédletnek nevezünk minden olyan akár az ügyvitel során, akár az irattárban vagy levéltárban készült tájékoztatót, amely a használhatóság megkönnyítése érdekében az iratanyagról adatokkal szolgálhat. Rendeltetésüknek megfelelően beszélhetünk ügyviteli, irattári, levéltári segédletekről. Témánknak megfelelően az előbbi kettővel foglalkozunk. A fontosabb ügyviteli segédleteket jegyzetünkben „Az iratkezelés 1967 1968