Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)
III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés
folyamata" című fejezet részletesen tárgyalja. Mivel ezek is részét képezik az irattári anyagnak, át kell tekintenünk főbb ismérveiket. Az ügyviteli segédletek az ügyiratok nyilvántartásba vételét, könnyebb kezelhetőségét, fennmaradását szolgálják. Ide tartozik az érkeztetőkönyv, iktatókönyv, mutatókönyv, idegen számmutató, irattári sorkönyv. Az érkeztető könyv a vállalathoz, intézményhez érkező küldemények nyilvántartására szolgál. Akkor kell vezetni, ha nagy az ügyforgalom, az iktatás az egyes osztályokon történik, de a postát a vállalat központjában veszik át. Bár az érkeztetés alkalmával az iratok nem kapnak iktatószámot, osztott iratkezelésnél ez az egyetlen segédlet, mely a szerv teljes ügyiratforgalmáról képet ad. Az iktatókönyv az iratkezelés legfontosabb segédlete. Egy ügy intézése gyakorlatilag akkor kezdődik, amikor az első iratot beiktatják. Az iktatókönyvek nemcsak az iratok irattári helyét rögzítik, hanem bejegyzéseikből az ügyintézés egész menete nyomonkísérhető. A mutatókönyvek ábécé rendszerű hely-, személy- és tárgymutatók lehetnek. Vezetésük főként nagy iratforgalomnál nélkülözhetetlen. A számítógépes iktatásnál használatuk feleslegessé válik, mert az iktatás során rögzített adatok gépi úton visszakereshetők. A mutatókönyvek különleges formája az alapszámos iktatásnál használt irattári sorkönyx' és egyes nagy iratforgalmú szerveknél az idegen számmutató. Ügyintézés során az iratanyag mozgását a következő nyilvántartások rögzítik: Az előadói munkakönyv (napló) az egyes ügyintézőkhöz került iratok nyilvántartására szolgál. - Az átfutó iratok naplóját osztott iktatásnál használják, s a láttamozás, tudomásulvétel, stb. céljából megküldött iratok adatait rögzíti. - A határidőnyilvántartás az ügyintézés pontosságához szükséges, a kézbesítőkönyv a nem postai iratforgalom segédeszköze, s a postakönyv a postai úton továbbított küldemények nyilvántartására szolgál. Az irattári segédletek két fő csoportra tagolódnak: az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletekre és az irattár belső segédleteire, a) Az iratanyag mozgásával kapcsolatos segédletek: Átadás-átvételi jegyzék (a kézi és központi irattár közti anyagmozgás dokumentuma, de ilyen jegyzéken rögzítik az iratok levéltárba adását is)
