Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)

III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés

2. RENDEZÉS, SEGÉDLETEK, SELEJTEZÉS Az iratok rendszerezése és rendezése Minden munka alapja a rend: a feldolgozásra váró anyagnak, a munkaeszközöknek az a rendje, ami a zavartalan munkavégzést megkönnyíti. Különösen és fokozottan igaz ez irattárra, ahol iratok nagy tömegét kell biztonságosan őrizni, oly módon, hogy az iratok bármikor könnyen fellelhetők is legyenek. Noha az irattáros az esetek döntő százalékában nem kell, hogy a rendszerezéssel foglalkozzék, mert rendezett irattárban kezdi meg munkáját, ahol a kialakított rendszemek megfelelően szükséges az év végén újonnan érkező iratanyagot elhelyezni, mégis ahhoz, hogy hibátlanul tudjon rendet tartani, tisztában kell lennie a rendszerezés, rendezés alapfogalmaival és folyamatával. Előfordulhat ugyanis, hogy irattárában valamilyen okból, pl. és leggyakrabban költözködés miatt, felborul a rend, és ki kell alakítani, vagy újra kell alakítani a régi rendszert. Az irattári rendezés formái sokfélék és a módszerek is változók. A rendezési munka normáinak meghatározásánál a levéltári gyakorlatban kialakult fogalmakat szoktuk használni. 1. A fond A korszerű levéltár- és irattár elmélete nemzetközileg elismert elve, hogy a természetes vagy jogi személyek (pl. intézmények, vállalatok) működése során létrejött és rendeltetésszerűen náluk maradt iratok összessége megbonthatatlan szerves egységet alkot. Ezt a kialakult irategyüttest nevezzük az illető szerv vagy személy irattári (levéltári) fondjának. A fondok időbeli határait az egyes szervek (vállalatok, intézmények stb.) alakulásának és megszűnésének időpontjai jelzik. Az irategyütteseket létrehozó szerveket fondképzőnek nevezzük, de értelemszerűen fondképző lehet egy-egy személy is. Ha az irattárban egyetlen szerv iratait őrzik, abból egyetlen fondot lehet kialakítani, ha azonban megszűnt szervek, jogelődök iratait is átvették, ezek külön fondokat alkotnak. 2. Az állag Egy szerven belül a szervezeti egységek működése során keletkezett iratokat nevezzük állagnak. Központi iratkezelés esetén a szerv iratai állag nélküli fondot képeznek, osztott iratkezelésnél azonban a fond állagai elkülöníthetők. Állagok kialakításában így nem a szervezeti tagolódás, hanem a kezelési forma a döntő.