Dóka Klára: Iratkezelő és irattáros ismeretek (Jegyzet a középfokú irattáros tanfolyamok résztvevői és oktatói számára) (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 3. Budapest, 1998)
III./2. Rendezés, segédletek, selejtezés
3. A sorozat Ha egy főosztály által létrehozott állag tovább tagolódik, akkor sorozatokról beszélünk. A nem iktatott iratok egyes fajtái (pl. különféle bizonylatok, számlák, nyilvántartások, kartotékok) szintén egy sorozatot alkotnak. Az iratok rendezésének üteme, szintjei A rendezés alapelve a fokozatosság. Bármilyen iratanyagot rendezünk, először a fondok, majd az állagok és az esetleges sorozatok rendjét kell megállapítani, és elkülöníteni az összetartozó iratokat. Ezt a folyamatot alapszintű rendezésnek nevezzük. Az alapegység megalkotásán túl arra is szükség van, hogy az irattár rendelkezésére álljon valamiféle mértékegység, amelynek segítségével pontosan ki tudja fejezni az iratanyag mennyiségét. Ez a mértékegység az iratfolyóméter, ami tulajdonképpen az egymásra rakott iratok vastagságát fejezi ki, illetve jelenti. Az iratanyag mennyisége azonban kifejezhető m 3-ben, súlyban vagy csomószámban is. (Pl. egy q irat kb. 6 folyóméter, egy m 3 12 folyóméter, 1 csomó 14 cm.) Ha az irattárban egyetlen szerv iratai találhatók meg, akkor egyetlen fondot kell kialakítani, ha azonban megszűnt szervek, az ún. jogelődök iratait is átvették, vagy a jogelődök iratai ott maradtak az irattárban, akkor külön-külön fondokat alkotnak. Fontos rendszerezési kérdés az irattárakban az iratanyag elhelyezése, csoportosítása. Központosított iratkezelésnél csak a fondokat különítjük el. Osztott iratkezelésnél, ahol több iktatási, illetve iratkezelő hely van, célszerű, ha az irattárban minden iktatási egységnek külön helye van. így elérhető az, hogy a főosztályok, osztályok, gyáregységek iratanyaga együtt marad az évek növekvő rendjében. Ahol erre nincs mód, ott az éveken belül állítjuk fel a szervezeti egységek iratait. Ez esetben azonban feltétlenül törekedni kell arra, hogy minden szervezeti egység ugyanabban az évben adja át iratait, mert különben a raktár rendje nem alakítható ki helyesen. A munka második fázisa a középszintű rendezés, amelynek során kialakítjuk a raktári egységeket és ezen belül az iratokat sorbarakjuk. A rendezés célja lehet az eredeti irattári rendszer helyreállítása, de ettől eltérő rendszert is kialakíthatunk. A középszintű rendezéssel általában az iratrendezés befejezettnek tekinthető. Vannak azonban olyan történeti értékkel is bíró vagy csak ideiglenes megőrzést kívánó iratféleségek, melyeknél a
