Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)
Dr. Kálnlczky László: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása
Jelenleg a gépi feldolgozásra alkalmas adathordozók keletkezése a levéltár befolyási körén kívül történik. Az ügyvitel egyre több helyen tér át arra, hogy feladatainak megoldására felhasználja az elektronikus adatfeldolgozás segítségét. A világméretekben lejátszódó információrobbanás és az információkat őrző intézményeknek az ennek nyomán fellépő fokozódó raktárhiánya szinte parancsoló szükségszerűséggel megköveteli, hogy az ebből adódó problémákat a műszaki újdonságok segítségével oldják meg. A szervek hasznosítják az elektronikus adatfeldolgozás előnyeit, mihelyt azonban a feldolgozott és tárolt információk közvetlen céljaikra szükségtelenné válnak, a tradicionális írásos anyagra kialakult gyakorlat szerint az archiválás, levéltárba adás kerülne sorra. Ezzel sokáig nem törődtek, hiszen az új adathordozókat elsősorban segédeszköznek tekintették, s a szervek költség és egyéb okokból nem akartak megválni tőlük. Az új adathordozókat nem történeti értéknek tekintették, hanem köztes terméknek, amelyek hasonlóak a statisztikai anyagokhoz. Az utóbbiakat többnyire az első, a felmérési célt szolgáló kiértékelés után megsemmisítik. De a hivatalos kiértékeléssel ezeknek az adatoknak az információértéke egyáltalán nem merül ki, így a gépileg tárolt ismeretanyag is fontos történeti forrás lehet. Ritkán aknázzák ki az adathalmazban rejlő összes lehetőséget, részint érdeklődésük hiánya, részint a rendelkezésre álló anyagi és időbeli lehetőségek miatt. Az elektronikus adatfeldolgozás felkínálja azt a lehetőséget, hogy azokat az anyagokat, amelyeket eddig a terjedelemre és a korlátolt felhasználhatóságra való tekintettel, technikai okokból nem lehetett levéltárakban elhelyezni, az automatizációra való áttérés után gépileg olvasható formában tároljuk. Felvetődhet, hogy nem a "computer-nyomatot", hanem az alapokmányokat kellene archiválni. Alapokmánynak minősülnek pl.: az eredeti észlelési, mérési jegyzőkönyvek, műszergrafikonok, illetve amennyiben az észlelési eredmények a helyszínen számítógépre kerülnek, akkor az azokról készített első kiírások, az ún. gépi bizonylatok. Ezek archiválásánál azonban óriási papírtömeget kapnánk, az azzal járó helyigénnyel, a rendezéshez és feltáráshoz kapcsolódó sok problémával: ugyanakkor a kutatás számára az értékeléskor az egész anyagot újra gépi leolvasású formába kellene hozni. A rendszerek működése során különböző "dokumentumok"- rendszerterv, bemeneti adatok, programok, közbenső információk, eredményadatok - jönnek létre részben hagyományos iratformában, részben gépi adathordozás, részben papíron (leporellón). Ahhoz, hogy a rendszer működjön, az alapvető dokumentumok együttes jelenléte szükséges. Arról nem is beszélve, hogy on-line üzemben a szokásos értelemben vett alapokmányok nem keletkeznek, mert az adatokat közvetlenül a computerbe táplálják. Az alapokmányokat, bázisdokumentumokat éppen azért alakították át géppel olvasható formába, mert manuális kiértékelésük elé túl sok akadály gördült. A feldolgozás által elért helytakarékosság előnyét nem szabad elveszteni a későbbi levéltári tárolás során sem. Éppen a géppel olvasható formában való elhelyezés emelhetné a levéltárak tárolókapacitását. Ha az adatokat olyan adathordozókon tárolják, amely lehetővé teszi az automatikus adatfeldolgozást, akkor a bázisdokumentumok megsemmisíthetők. A gépi adatfeldolgozásra alkalmas adathordozók Jelenleg a műszaki és gazdasági tényezők gondos mérlegelése után egyértelműen a mágnesszalag jelenti a korszerű adathordozót, amely alkalmas a hosszabb távú levéltári megőrzésre. Komoly hátránya viszont a nagyfokú érzékenysége kémiai, mágneses és mechanikus hatásokkal szemben, ami az adatok megsemmisüléséhez vagy csonkulásához vezethet. A szakirodalom az élettartam megítélésében jelenleg nagyon ingadozó: ezek szerint 1-20 évnek kellene eltelnie, amíg szükségessé válik másik szalagra való átjátszás. A technikai fejlődés tartósabb adathordozókat ígér, például a kazettát és a hajlékony lemezt (floppy disk). Ezek - előreláthatólag - alkalmasak lesznek az archiválásra. Ezt indokolja a mini és mikroszámítógépek előretörésével párhuzamosan növekvő szerepük is. Érzékeltetésül például Magyarországon a rendszeres észlelés kezdetétől 2000-ig a mintegy 180 mérőállomáson keletkező összes napi vízhozamadat elfér 10 db nagykapacitású -1,2 Mb-os - floppy lemezen. A mágneslemez - bár "többet tud" mint a mágnesszalag • drága, és rosszabb az üzemeltetési biztonsága is A mágneslemez minősége egyenlőre változó, ezért a bevitt adatok archiválása nehezen megoldható. Jelentős áttörést hozhat a mikrofilmen (mikro-fiche) tárolt adatok közvetlen számítógépes rögzítése is. Ha a mikrofilm mint számítástechnikai adathordozó jöhetne szóba, akkor ügyviteli és tudományos szerepén túl többféle dokumentációs célt szolgálhatna. így pl.: az anyag biztonságát, állagának megóvását és jelentős helymegtakarítást eredményezne, amely levéltári szempontból
