Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok

használja, és ezért többé nem módosítja) kívánja-e átvenni, vagy időről időre kér egy "metszetet" (ez tulajdonkeppen mintavétellel történő selejtezés), vagy csak a megváltoztatott adatokat kéri, hogy ilyen módon tudja nyomon követni a változásokat. A legfontosabb - természetesen - a tartalmi elemzés. Ez is ellenőrzéssel kezdendő: meg kell győződni arról, hogy a fájl valóban megfelel-e a dokumentációban leírtaknak. Az ellenőrzés a legkönnyebben egy kiíratás (Dump) segítségével végezhető. Általában szükségtelen a teljes kiíratás, elegendő például az első és utolsó 10 rekordot megvizsgálni. Ez alapján megbizonyosodhatunk, hogy a kódlista megfelelő és teljes-e, hogy az adatelemek a rekordszerkezet szerinti helyen vannake. Bár gyakori az eltérés (ez a fájlok gyakori változtatásából ered), mégis az tanácsolható, hogy a levéltáros, ha nem muszáj, ne változtassa meg még a hibás adatokat sem. Egyrészt, mert így hitelesebb lesz az irat, másrészt mert a valóságban hozott döntések is tartalmazták ezt a hibaforrást, és egyes események, döntések esetleg éppen ezekre vezethetők vissza. Ajánlatosabb csak regisztrálni a hibás adatokat és ellentmondásokat, és - természetesen - majd a segédletekben feltüntetni. A tartalmi értékelés alapjában nem különbözik a hagyományos iratoknál gyakorolt eljárástól. Az informatikai iratoknál is először meg kell ismerni a szóbanforgó szervezet feladatait, működését, valamint a keletkezett iratok jellegét és struktúráját. Bonyolítja a helyzetet, ha az informatikai iratok nem a létrehozó és őrző szerv (például egy számítógépközpont) iratanyagához tartoznak, mert egy másik szerv - nem rendelkezvén megfelelő technikai felszereléssel vagy szakértelemmel - adott megbízást elkészítésükre (a megbízó szerv gyakran csak használati joggal bír). Ilyen esetekben a szóban forgó informatikai iratok funkcionálisan nem az őrző (vagy tulajdonos) szerv irataihoz illeszkednek, hanem a megbízó iratanyagához. Az informatikai iratok bizonyító jellege sajátos szempont a tartalmi értékelésnél. Könnyű manipulálhatóságuk miatt a bíróságok nagyon kevés országban ismerik el az informatikai iratokat bizonyítékként, akkor is csak szigorú megkötésekkel, és a teljes kísérő dokumentáció megléte esetén, hiszen ez dokumentálja létrejöttük és használatuk körülményeit. Az elkövetkező években az optikai lemezek széleskörű elterjedése után ez a megítélés bizonyára változni fog. A levéltárosnak a fennálló jogszabályokból kiindulva meg kell vizsgálnia, hogy a szóbanforgó iratok mennyire bírnak jogi bizonyító erővel, hiszen ez alapvetően befolyásolja a rendezést és selejtezést. A hagyományos iratoktól eltérően az informatikai iratok bizonyító ereje kevésbé rejlik az egyedi dokumentumokban, sokkal inkább - jellegükből eredően - együttesükben. Ezek "bizonyítják", tükrözik hitelesen az adott szerv, osztály, részleg szervezetét, működését és tevékenységet. Ahhoz, hogy a levéltáros biztonsággal meg tudja ítélni mindezt, nagyon jól kell ismernie az adott szervet vagy részleget. A tartalmi értékelésnél az alábbi szempontokat érdemes még figyelembe venni: a tartalmazott információ a) egyedisége b) fontossága c) kezelhetősége d) tömörsége ej kapcsolhatósága. a) Egyediség. Ha az adott információ csak a vizsgált informatikai iratokban található meg, nő az információ értéke. Az is mértékadó, hogy a fájlról vagy fájlokról készült-e másolat, és az hol található, milyen "iratkörnyezetben". Feltétlenül szükséges megállapítani, hogy a fájl eredeti-e, vagy egy másik adatállomány kimásolt része. Előfordul, hogy ugyanazon, vagy azonos forrásból származó, de némileg eltérő adatok mind informatikai, mind hagyományos iratformában megvannak (például kérdőívek, felmérések, adatlapok, amelyek alapján az adatok gépbe lettek táplálva, vagy egyes fájlok kinyomtatott részleges vagy teljes tartalma). Ilyen esetekben elsősorban azt kell a levéltárosnak mérlegelnie, hogy az iratokat - várhatóan - milyen kutatásra fogják használni, illetve milyen kutatási módszereket fognak használni. Az észak-amerikai tapasztalat szerint az informatikai iratokat célszerű előnyben részesíteni, ha a kutatások várhatóan statisztikai jellegűek lesznek, viszont a hagyományos tűnik jobbnak, ha a kutatás inkább egyedi esetekre irányul, és vannak a gyors visszakeresést biztosító segédletek, illetve ha - esetleg más irategyüttesben - rendelkezésre állnak megfelelő összesítések is. (Megjegyzendő, hogy egyes észak-amerikai szakembernek az a véleménye, hogy ha lehet, akkor minden kísérő-kiegészítő dokumentumot /ezek többnyire azonosak a fentebb felsorolt hagyományos iratokkal/ meg kell őrizni. Gyaníthatóan itt azzal a közismert levéltárosi felfogással állunk szemben, amely túlságosan óvatos, és irtózik a selejtezéstől.) Az angol Public Record Officeban viszont konzervatívabb a szemlélet, amikor kimondják, hogy informatikai iratok csak akkor archíválhatók, ha az adatok nem hozzáférhetők megfelelő módon más hagyományos iratokban (megjegyzendő, hogy nézetüket Angliában is sokan vitatják).