Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok

b) Fontosság (azaz az iratok történeti fontosságának a megállapítása). Ez a legszubjektívebb faktor, hiszen döntően a levéltáros képzéstől, történeti ismereteitől és "kutatói előrelátásától" függ. Bár lényegében nincs eltérés a hagyományos és az informatikai iratok fontosságának a megállapítása között, amint az előző bekezdésben már részben kifejtettem, azonos információt tartalmazó papír és számítógépes adathordozó történeti (még pontosabban szólva kutatói) értéke eltérő lehet. Például egy hagyományos irategyüttessel szemben, melyet nem lenne érdemes rendezni, selejtezni és őrizni, mert a tartalmazott információ értékéhez képest túl sok munkát és pénzt követelne, könnyen elképzelhető, hogy ugyanilyen informatikai iratoknál már érdemes volna, hiszen csak egy szalagot tesz ki, és a rendezés, illetve selejtezés sem jelentene különösebb gondot és költséget. Végül az értékmeghatározásnál figyelembe vehetünk praktikus szempontokat is, például egy ideig megőrizhetünk egy fájlt is, amely nem túl értékes, de segítségével indexet készíthetünk egy hagyományos irategyütteshez. c) Kezelhetőség. Természetesen minél könnyebben kezelhetők, manipulálhatók az adatok, annál nagyobb az értékük. d) Tömörség. A fájlok tartalmazhatnak primer adatokat, vagy pedig lehetnek a nyers adattömeg bizonyos szempont(ok) szerinti szintetizálásai. A gyakorlat azt mutatja, hogy a szervek a nyers adatfájlokat feldolgozás (szintetizálás) Után előszeretettel selejtezik ki. (Hogy ezt megelőzzük, a szervellenőrzés során kell rábeszélni őket, hogy törlés helyett inkább adják át a fájlokat a levéltárnak.) A hagyományos iratoknál a levéltárosok általában az összefoglaló jellegűeket választják ki tartós megőrzésre, az informatikai iratok esetében azonban inkább az ellenkezője igaz. A magyarázat egyszerű és logikus: míg az előbbieknél a nagy adattömeg áttekinthetetlenséget eredményez, az utóbbiaknál a nyers, primer adattömegből a jelen és a jövő kutatói tetszésük szerint, illetve technikai felszereltségük és felkészültségüktől függően könnyedén elvégezhetik a szintetizálást. Minden előre elvégzett szintetizálás egyben selejtezést is jelent, és leszűkíti a kutató mozgásterét. e) Kapcsolhatóság. Ismert dolog, hogy az informatikai iratok egyik legnagyobb előnye, és ezáltal értéknövelő tényezője az adatok összekapcsolhatósága. Az elemzésnél-értékelésnél fontos ügyelni az adatelemek, rekordok, illetve fájlok közötti kapcsolatokra. A jövendő kutató érdekében célszerű feljegyezni az egybekapcsolható fájlokat, valamint azokat a pontos adatelemeket, melyek révén kapcsolat hozható létre a rekordok között. Az értékelés során tekintettel kell lenni bizonyos - a tartalommal szorosan összefüggő gyarapítási, feldolgozási, őrzési és pénzügyi szempontokra is. A fájlméret összevetendő a tartalmi elemzés eredményével, és ha a történeti értékhez képest túl nagy a mennyiség;és az anyag jellege is megengedi, érdemes mintavétellel történő selejtezést végezni. (Ennek levéltári alapelvei szintén megegyeznek a hagyományos iratoknál követendő eljárással.) A költségtényező is állandóan figyelembe veendő, hiszen a mágnesszalag, a raktárbővítés, az átmásolás, illetve a feldolgozáshoz szükséges technika sok pénzbe kerül. Az informatikai iratoknál ha lehet még szorosabb az összefüggés a rendelkezésre álló pénzösszeg és a selejtezések között: minél kevesebb a pénz, annál több anyagot kénytelen a levéltár selejtezni, pontosabban szólva képtelen átvenni, mert nincs lehetősége a konvertálásra, feldolgozásra és őrzésre. A már archivált informatikai iratokat - csakúgy mint a hagyományosakat • érdemes időről-időre' újraértékelni. Az eltelt évek, évtizedek alatt a szóbanforgó anyag használatával kapcsolatban felhalmozódott tapasztalatok lehetővé teszik a biztonságosabb döntést nemcsak a fájl esetleges (rész)selejtezéséről, hanem a feldolgozás tökéletesítéséről is. Az újraértékelés dátumát érdemes minden állományba vett fájlnál előre megadni, de még jobb összekötni a kutatási korlátozás felülvizsgálatának idejével. Többször is lehet újraértékelést végezni, a kanadai levéltárosok tanácsa szerint azonban a felülvizsgálati periódus ne legyen több, mint 30 év. 5. Feldolgozás Minthogy az egyes munkafolyamatok szorosan kapcsolódnak egymáshoz, az informatikai íratok feldolgozása sem a beszállítás után kezdődik el, hanem már az értékelésnél, sőt inkább a felmérésnél. így ennél a pontnál főként a beszállított iratoknak a teljes irategyüttesbe történő beillesztéséről, a rendezésről, illetve a segédletkészítésről lesz szó.