Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Ferencz László: A nagy adatbankok vizsgálata

2. Közvetlenül képernyőről bevitt adatok esetén jogos igénynek tűnik, hogy az adat keletkezését kiváltó esemény legyen azonosítható, esetleg a gépet kezelő személy (amennyiben a bevitel nem automatikus). Ebben az esetben a tranzakció feldolgozó rendszernek naplóznia kell az időpontot, a terminált, a tranzakció azonosítóit. Mivel a géphez való hozzáférés szerepe alapvető, előtérbe kerülnek a különböző ezirányú védelmi módszerek: jelszavak, időbeli korlátozás, naplók, fizikai védelem (hívószám ellenőrzése, kulcsok, rendészeti szabályok). A hagyományos dokumentumok szerepe arra szorul vissza, hogy a megtörtént eseményről utólag igazolást adjon (pl. számlát) a kiszolgált ügyfél részére. A különböző napló adatokat is ki szokták papírra íratni, de ennek főleg lélektani jelentősége van, mivel konkrét felvetés nélkül a manuális ellenőrzésnek kevés esélye van hibák és csalások felderítésére (annál inkább a gépi ellenőrzéseknek!). Az utólag géppel készült (kinyomtatott) dokumentumok hitelességét az ezen végzett eredeti aláírások, pecsétek, esetleg a (sorszámmal előnyomott) nyomtatvány, annak különleges anyaga biztosíthatja. A gépi nyilvántartások, dokumentumok hitelessé tételét nehezíti az a körülmény, hogy alapesetben utólag is módosíthatók az adatok. Okirati igényű gépesített rendszernél külön védelmi rendszerekkel lehet csak ez ellen nagy megbízhatósággal védekezni. 3. A számítógéppel készülő levelek, dokumentációk azonosítása is eltér a pl. írógéppel készültekétől, mert a tartalom alapján sokszor nehezen ismerhetők fel a módosított verziók, az utólagos reprintek. Az ilyen anyagoknál azt a módszert célszerű követni, hogy a kinyomtatásnál (esetleg minden lapra) kerüljön kiírásra egy azonosítókat tartalmazó fejelés, amely tartalmazza pl.: a címet (tárgyat), szerzőt (céget), az utolsó módosítás dátumát, a kinyomtatás dátumát, a dokumentum file nevét (gépi azonosítóját), fejezet és lapszámot. Kifejezetten irodagépesítésnél a hagyományos iktatásnak megfelelő funkciókat is tartalmaznak a rendszerek, ezeknél a dokumentumok követése is géppel szervezett. Hasonló funkciókra képesek a mail-box rendszerek, ahol a(z adatátviteli) hálózaton keresztül eljutott üzenetek mozgása is követhető. A tipikus mail-box rendszerben minden felhasználó létesíthet magának egy vagy több "postaládát", amelyekre külön-külön hozzáférési jogokat (csak olvasás, írás, jelszavak, stb.) biztosíthat a többi "bérlőnek", vagy azok meghatározott csoportjainak. A "postaládán" kívül léteznek, a rendszerben "hirdető-táblák" is, ezeket 1-1 csoport használhatja, minden tag "kitűzhet" üzenetet és elolvashatja a kintievőket. A mail-box rendszer felhasználója üzeneteket (file-okat) küldhet a többi (általa ismert) felhasználó postaládájába, és írhat a hirdetőtáblákra is. Másrészt, a rendszerbe való belépésekor megnézheti a csoportja számára létesített hirdetőtáblákat, elolvashatja, kinyomtathatja, továbbküldheti, törölheti a postaládáiba érkezett üzeneteket (egyenként), lekérdezheti, hogy az általa korábban küldött üzeneteket a címzettek megnézték-e. A teljes forgalomról (események, adattartalom) gépi napló készül, felhasználónként (kimenő, bejövő) idősorrendben lekérhető. Ez a módszer tekinthető a legkorszerűbbnek a hagyományos levelezést, iktatást kiváltó lehetőségek között. A gépi adathordozókon lévő adatok megőrzésének módszerel 1. Az előző fejezet alapján is érzékelhető az adatok megőrzésének kulcsszerepe a gépi rendszerek technikai üzemképessége, megbízhatósága, hitelessége fenntartása, biztosítása érdekében. A megőrzés itt a géppel való visszaolvashatóságot is igényli, mégpedig gazdaságos (szelektív) módon. Ez a technikai szempont várhatóan eltér a levéltári igénytől, ugyanis a technikai visszaolvashatóság (ugyanabba a rendszerbe) hatékonyan megvalósítható speciális kódolások, tömörítések alkalmazásával, amikor is az archív állomány önmagában nehezen, vagy szándékosan sehogyan sem értelmezhető. Emiatt alapvetően meg kell különböztetni az archív anyagokat (és az alkalmazott módszereket) attól függően, hogy mi az archiválás célja, a várható felhasználás, megőrzési időtávja.