Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Póti Imréné: A nagy adatbankok vizsgálata

3.1.1. A kiválasztás módja, az archiválás szintiének meghatározása • A kijelölt témakörök illetve partnerek minden adatbázisáról ki kellene tölteni egy felmérő lapot. A felmérő lapok és a rendelkezésre álló dokumentációk alapján egy erre a célra kijelölt szakértői csoport eldöntené, hogy milyen szinten kell megőrizni az adatbázisokat. Az archiválás szintjét alapvetően a megőrzés célja határozza meg, s ez egyben a dokumentáltság részletességét is definiálja. Az adatbázisok fontosságának megfelelően az archiválás különböző szinteken történne: - tájékoztató jellegű információk - komplex dokumentáció - teljes vagy részleges adatállomány az állományt leíró dokumentációval együtt. - Tájékoztató jellegű információk nyilvántartása Minden olyan adatbázist, amelyről felmérés készült, a felmérés eredményeként kiállított felmérő lapok felhasználásával nyilvántartásba kell venni. Ez képezné az alapját a tájékoztató jellegű információnyilvántartásnak. A nyilvántartás tartalmazza: - a felmérő lapok információit, - a kiértékelés eredményeként a meghatározott archiválási szintet, - az archiválási szintnek megfelelően a dokumentációk illetve az állományok elérésének, felhasználásának módját. Ez a teljeskörű nyilvántartás önmagában is értéket képvisel, hiszen egy adott korszakra jellemző, hogy milyen és hány adatbázis üzemel. Azok az adatbázisok, amelyeknek önmagukban nincs történelmi jelentőségük, "tömegükben" történelmivé válhatnak. - Adatbázis komplex dokumentációiának archiválása Az adabázisok megörökítése többféle szempont szerint is indokolt lehet. Alapvetően két fő szempontot kell figyelembe venni. Szükséges-e az állomány adatainak teljes vagy részleges megőrzése, vagy csak annak megőrzése szükséges, hogy milyen volt struktúrájában, tartalmában, hogyan működött, hogyan használták. Ez utóbbi esetre akkor lehet szükség, ha az adatbázis és annak alkalmazása -jól reprezentált egy adott területet (például amelyik létrehozta), - úttörő jellegű megoldásnak számított a maga korában, vagy - tipikus megoldást illetve környezetet reprezentált. Ilyen adatbázisok esetében szükséges a komplex dokumentáció megőrzése, de ez mint archiválási feladat visszavezethető a hagyományos irattározási feladatra, külön szabályozást nem igényel. - Adatbázis állományának archiválása Ebbe a körbe tartoznak azok a népgazdaság egészére, vagy részére vonatkozó primer vagy származtatott adatokat tartalmazó adatbázisok, amelyeknél az adatok önmagukban is fontos értéket képviselnek a felhasználás módjától függetlenül. A számítástechnika gyors fejlődése, és ezzel párhuzamosan a gyors elvonulási folyamat, valamint az igen nagy anyagi ráfordítás, hogy az adatbázisokban tárolt adatok visszanyeréséhez a hardware-software környezetet hosszú távon biztosítani lehessen, arra mutat, hogy az adatok megőrzéséhez járható, olcsó s így megvalósítható utat kell választani. Kézenfekvőnek látszik egy olyan megoldás, hogy az adatbázisok tartalmát hagyományos file-ként kell megőrizni. Erre igen jó példa a KSH jelenlegi gyakorlata, ahol az adatbázis file-ok megőrzése, katalogizálása a file szerkezetének és adattartalmának leírása megoldott. Az elemző tanulmány [2] is részletesen foglalkozik a számítógépes információk archiválási kérdéseivel. Megállapítása szerint (2.4. fejezet) a fejlett ipari országokban mágnesszalagon szokás a számítógépes információkat archiválni, és a szakértők többségének véleménye szerint ez még hosszú ideig így is marad. A mágnesszalag technika - véleményük szerint - továbbra is uralkodó marad a tartós megőrzésre alkalmazott tárolók körében. Ezt az is indokolja, hogy a mágnesszalag biztonsága minden jel szerint fordított arányban változik értékével. A digitális optika területén folynak fejlesztések, amelyek hosszútávon kiválthatják a mágnesszalagokat, ez azonban még a fejlett országokban is hosszú időt vesz igénybe. Ennek alapján a hazai tárolásnál ma még mint lehetőséget, nem feltétlen szükséges figyelembe venni.