Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Póti Imréné: A nagy adatbankok vizsgálata

Hazánkban ma már több ezer, sőt tízezer archiváít mágnesszalagot őriznek különböző üzemeltetők és/vagy felhasználók. Ezeken a helyeken az adatbiztonság megoldott. Az állományok dokumentáltsága bár nem standard módon, de biztosítja az adatok visszanyerését. Ezen a téren a helyzet elég előnyös, csak jogilag kellene szabályozni a levéltári kezelést. Az elemző tanulmány interjúi alapján [2] is megállapítható, hogy "levéltári szempontból" hosszabb ideig döntően a mágnesszalagon rögzített anyagok átvétele lesz a feladat. (30 oldal) Ezt az utat választva a következő tevékenységek adódnak. El kell dönteni milyen adatokra vonatkozik az archiválás: - teljes állományra, - az állomány meghatározott része(i)re, - mely idősorokra, - milyen adatkörre, stb., - elemi szintű adatokra, - aggregált adatokra, - milyen aggregátumokra stb., - eredeti adatokra vagy homogénizáltra. Az archiválásra kijelölt állományra azok az előírások vonatkoznak, amelyek a hagyományos .ileok esetében érvényesek. Megőrzési idő, titkosság, a file szerkezetére és tartalmára vonatkozó dokumentáció. Az adatok megőrzésétől függetlenül az adatbázis komplex dokumentációjának megőrzése is előírható. 4. AZ ARCHIVÁLANDÓ ADATBÁZISOK DOKUMENTÁLÁSA ÉS KÖZPONTI NYILVÁNTARTÁSA A dokumentációs rendszerrel szemben támasztott alapvető követelmény, hogy egységes, egyértelmű, áttekinthető és könnyen kezelhető legyen. Ezt a követelményt minden szinten ki kell elégítenie, függetlenül attól, hogy az adott szint csak tájékoztatást ad az adatok létezéséről, tárolási helyéről, elérhetőségéről, vagy egyben megadja az elérés módját is. Ugyanez a követelmény egy olyan rendszerrel szemben is, amely ezeknek a dokumentumoknak a nyilvántartását végzi. Ugyancsak jogos igény, hogy ez a nyilvántartási rendszer lehetőleg csak olyan dokumentumokra épüljön, amelyek már úgy is léteznek és ne igényeljen újabb adatszolgáltatást. Ezeket az igényeket figyelembe véve az archiválási rendszer egyes dokumentumait - felmérési lap, kiértékelő bizonylat, stb. - úgy kell megtervezni, hogy az UMKL adatbázisnyilvántartó rendszerének input igényeit is kielégítse. Ezt a feltételt azonban csak úgy lehet biztosítani, ha a két folyamat tervezése - az archiválandó adatbázisok dokumentumának elkészítése és központi nyilvántartó rendszer tervezése - párhuzamosan folyik. Az előző fejezetekben általánosságban az igény oldaláról tárgyaltuk a dokumentációs rendszer feladatát, elemeit. Mielőtt ezek részletes ismertetésére rátérnénk röviden szólunk a javasolt nyilvántartási rendszerről, mivel ennek ismerete, majd eldöntése, hogy milyen legyen; vagyis milyen igényeket és hogyan elégítsen ki, visszahat az alapdokumentumok megtervezésére. 4.1. Az archivált adatbázisok központi nyilvántartása A mai technikai felkészültség mellett egyértelműen indokolt, hogy a központi archiválásra kijelölt adatbázisok nyilvántartását számítógép alkalmazásával oldják meg, s az információkat egy központi meta-adatbázisban tárolják. A központi adatbázis A központi adatbázis alapbizonylatai a felmérési lapok, valamint a kiértékelő bizonylat. A felmérő lapok leírják, hogy hol, milyen adattartalommal léteznek adatbázisok. A kiértékelő lapok, melyek az archiválás szintjét is tartalmazzák, az adatok, illetve dokumentációk elérésére adnak felvilágosítást. Ezeknek az információknak a gyors és egyértelmű kezelésére szükséges a szaktezaurusz kidolgozása, amely definiálja a visszakeresési ismérvek körét s az azok közötti kapcsolatokat. A szaktezauruszban alapvetően két típusú visszakeresési ismérv fordul elő: - előre definiált tartalomhoz kötött - előre nem meghatározott, szabadon megválasztott kereső fogalom.