Tamáska Péter: Számítástechnikai adatok és adathordozók archiválása (Levéltári módszertani füzetek 13. Budapest, 1992)

Körmendy Lajos: Számítógépes adathordozók és adatok archiválása - nemzetközi tapasztalatok

A bevezetőben már említettem, hogy az Informatikai iratok teljes polgárjogot nyertek a levéltárakban, és a legfontosabb levéltári alapelvek (proveniencia, rendezési, selejtezési kritériumok), pontosabban szólva ezek intellektuális része éppúgy érvényes rájuk, mint a hagyományos iratokra. Mindez nyilvánvaló, ha abból indulunk ki, hogy az informatikai iratokat egy szerv vagy személy azzal a céllal hozta létre, hogy működését, tevékenységét elősegítse. Az informatikai iratok ezért sohasem tekintendők izolált levéltári anyagnak, hanem a szerv egyéb, hagyományos Irataival szerves egységet alkotó résznek. A levéltáros egyik legfontosabb feladata tehát, hogy a feldolgozandó informatikai iratokat függetlenül a hordozótól beillessze az egészbe, megkeresse a kapcsolatokat más irategyüttesekhez. Az informatikai iratok rendezésénél, ha a proveniencia elvéből indulunk ki, állagszintig nem szokott baj lenni, ugyanazok a szabályok érvényesek, mint a hagyományos iratoknál. Állag alatt viszont a megszokott módszerek nem mindig vezetnek eredményre. Nincs értelme, vagy nem tudunk mit kezdeni olyan bevált rendezőelvekkel, mint például az irattípus, tárgy, iktatási szám. Az igazság az, hogy több amerikai levéltáros vitatja, kell-e egyáltalán valamilyen rendezési érvnek érvényesülnie, hiszen az adatok véletlenszerűen helyezkednek el a hordozón. De ha elfogadjuk, hogy a hagyományos iratoknál is az intellektuális rend a lényeg, akkor ez az informatikai iratokra fokozottan érvényes. Mivel ezeknél az iratok külsődleges karaktere eltűnt, vagy változtatható, csak az intellektuális lényegre lehet építeni. Sorozatok kialakításánál például bevált gyakorlat, hogy a levéltáros a létrehozó szerv által legnagyobb intellektuális egységnek tekintett egységet veszi sorozatnak (például levelezés, személyi iratok stb). Az ügyiratok azonosítása általában nem szokott gondot jelenteni, mert a szervek - jól felfogott érdekükből kiindulva, hiszen ők is használták - az összetartozó rekordokat közös azonosítószámmal látták el, tehát az összetartozás egyértelmű. Egyes iratoknak nyilvánvalóan a rekordokat tekinthetjük. Az adatok fizikai rendezésének nincs különösebb jelentősége, mert a számítógép a kapott parancsnak megfelelően gyorsan megtalálja a keresett iratot annak ellenére, hogy azok nincsenek rendben a hordozón. Persze megkönnyítheti ük a gép munkáját, ha tárolás előtt fizikailag is rendezzük az adatokat, így a felhasználó gyorsabban hozzájut a keresett adathoz. Az informatikai iratok leírása, azaz segédleteinek készítése során tulajdonképpen a felmérés és az értékelés során kapott és készített dokumentációt kell kiegészíteni. A készítendő segédletek milyenségét elsősorban az informatikai iratokat kísérő dokumentáció mennyisége és minősége, a várható kutatói igények, a levéltár (vagy vele kapcsolatban álló számítógépközpont) technikai színvonala szabja meg. A legalapvetőbb segédletnek azt a leltárt (User's Guide) tekinthetjük, amelyik fájlszinten adja meg a legfontosabb információkat. A leltárba felveendő adatokat • a teljesség igénye nélkül - a következők szerint csoportosíthatjuk. a) Címlap. Ez tartalmazza a fájl leíró címét, évkorét, a létrehozó szerv nevét és fontosabb adatait, valamint az őrző intézmény nevét, adatait (ennek akkor van jelentősége, ha a levéltár számítógépközponttal működik együtt). b) Történeti áttekintés. Itt lehet elmondani a fájl létrejöttének, azaz az adatgyűjtés céljának, körülményeinek történetét, az adatok használat során bekövetkezett rendszeres vagy nem rendszeres változásait (például aktualizálások). Hasznos lehet a kutatónak, ha információt kap a levéltári feldolgozásról (például a végzett konvertálásról), az észlelt és nem korrigált hibákról és ellentmondásokról, és tanácsot a használathoz. c) összefoglalás (Data Abstract - a franciáknál ennek megfelelője kb. a fiche d'application). A fájl legfontosabb adatainak leírása. Az összefoglalásban megadandó legfontosabb adatok, ínformációk a következők: - levéltári jelzet (az informatikai iratok egyedi levéltári jelzete, nem keverendő össze a szalag raktári azonosító számával) - a fájl típusa (numerikus vagy szöveges adatokat vagy programokat vagy más típusú információt tartalmaz-e) - bibliográfiai adatok (a létrehozó és az őrző neve, a fájl és/vagy a fond címe, évköre, a kapcsolódó levéltári (informatikai) Iratok adatai stb. - az adatok vonatkozása (az érintett földrajzi terület, népcsoport, periódus stb.) - rövid tartalom (a fájl tartalmának leírása, használatának módszerei stb.) - elemzési egység (az adatfelvétel szintje és egysége) - elrendezés (a rekordok rendje a fájlon belül) - technikai leírás (fájlstruktúra /fa- vagy hálóstruktúrájú, fix vagy változó hosszúságú rekordok/, fájlméret, speciális formátumok, hardver vagy szoftverfüggőség)