Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)
9. Kézi és központi irattárak
9. KÉZI ÉS KÖZPONTI IRATTÁRAK Az ügyvitelben már nem szükséges iratok tárolására irattárakat kell kialakítani. Az irattáraknak két csoportját Különböztetjük meg, a kézi és központi irattárat. Külön kézi (átmeneti, más szóval kurrens) irattár létjogosultságát az indokolja, hogy az ide került iratok nagy részére ügyviteli szempontból még szükség lehet valamely későbbi ügyben. Éppen ezért a kézi irattárat abban a helyiségben vagy annak közelében célszerű berendezni, ahol az iktatást végzik, ugyanis így gyorsabban, egyszerűbben megoldható az elóiratok csatolása, szerelése. Az adott szervnél a kézi irattárak kialakítása tulajdonképpen az iratkezelés rendszerének a függvénye: - ott, ahol központi iktatás van kézenfekvő, hogy elintézés után az iratokat a kezelő irodába adják le, ahol az ún. kézi irattárbari égy helyen őrzik bizonyos ideig, általában 2-5 évig az egyes szervezeti egységek iratait; - a decentralizált és a részben osztott rendszereknél az adott részleg (főosztály, osztály) őrzi szintén 2-5 évig, s csak ezt követően kerül az iratanyag a központi irattárba. őrzés a kézi irattárban A kézi irattárban az iratok iratgyűjtőben, fedőlemezek közt, szekrényben, polcon stb. tárolhatók. Az irattárak berendezéseiben - az anyagi lehetőségeknek megfelelően - alkalmazni lehet a korszerű tárolási módokat és egyéb technikai lehetőségeket. Az általános szabály az, hogy az iratokat a kézi irattárban évek, tételszámok, ezen belül iktatószámok növekvő rendjében kell tárolni. Ebben az esetben egy vállalat iratainak besorolása a következő:
