Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

Hiteles másolat készítését és kiadását csak a vezető vagy az ügyintéző engedélyezheti. Minden szerv csak saját kiadmányairól adhat hiteles másolatot, természetesen a jogutód szerv jogelődjének iratait is úgy kezeli ilyen esetben, mint sajátját. A másolat kiadását az irattári példányra fel kell jegyezni. A hiteles másolat (tartalmi kivonat) illetékének kiszabására jelenleg a 9/1986. (!¥-« 11.) PM sz. rendeletet kell alkalmazni. (Az illetékekről szóló 1986. évi T. tv. és végrehajtási rendeletének egységes szerkezetbe foglalt szövege a Magvar Közlöny 1986. évi 13. számában található.) A hiteles másolat elkészítéséről, a másolati illeték lerovásáról az iktató vagy az irattár vezetőjének kell gondoskodnia. A hiteles másolatot "A másolat hiteles" szavakkal, keltezéssel ás aláírással az iktató vagy az irattár vezetője hitelesíti. A másolat készítésénél igénybe lehet venni a fénymásoló technikát is, különösen akkor, ha az ügyfél nem kér hiteles másolatot, azonban hiteles fotó- és fénymásolat esetén az illetéket úgy kell lerovatni, mintha írógéppel, folyamatos szöveggel írták volna. Az irattározás személyi feltételei Az irattáros munkájának megfelelő színvonala, naprakészsége az egész intézmény vagy••y..állalat számára rendkívül fontos. Ezért sajnálatos az a gondolkodásmcd, amely az irattári munkát lebecsüli, az irattárnak a.vezetés és ellenőrzés számára egyaránt értékes anyagát nem megfelelő személy gondjaira bízza, ezzel a színvonalas ügyviteli munkát is már' eleve lehetetlenné teszi. Az irattári.munka az irattári dolgozókkal szemben számos követelményt támaszt. Az irattáros legyen minden szempontból megbízható, titoktartó, rendelkezzék jó emlékezőtehetséggel, rendszeretettel. A szellemi kvalitásokon túl megfelelő fizikai erőnlét is szükséges a munka ellátásához. Ezért az irattárosokat