Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

munkájukra alaposan fel kell készíteni, vállalva a képzés fáradtságát is. A központi irattárban tárolt nagy mennyiségű iratanyag folyamatos rendbentariása és az előbbiekben említett - egyéb irattározási tennivalók szakszerű ellátása csak olyan személyre bízható, aki a központi irattár kezelését kizárólagos joggal végzi. A központi irattáros személye különösen a nagyforgalmú szerveknél fontos, ezért csak képesítéssel rendelkező irattárost célszerű alkalmazni, illetőleg kinevezni. Gondolni kell arra is, hogy az irattárkezelöt valamilyen körülmény rövidebb-hosszabb ideig akadályoztathatja az irattározási teendők ellátásában, ezért megfelelő helyettesről is kell gondoskooni. Az irattározás tárgyi feltételei A korszerű és hatékony irattározás feltételeinek megteremtéséhez fontos követelmény az erre alkalmas helyiségCek) kiválasztása, a megfelelő tárolási eszközök, berendezések beszerzése. Ebben a tárgykörben mindenekelőtt az irattárak kialakításának praktikus és szakmai követelményeivel kell foglalkozni. Az' irattáraknak kijelölt helyiség(ek)ben először is célszerű födémterhelé si vizsgálatokat végeztetni statikussal, ugyanis a polcrendszert úgy kell kiépíteni, hogy optimális legyen az irattár nelykihasználása. Természetesen a ter helés optimumát csak abban az esetben kell vizsgálni, ha az irattárat emeleten vagy pince fölött kívánják kialakítani, ugyanis csak olyan helyre célszerű ira 2 tárat telepíteni, ahol a terhelési érték minimum 600-900 kp/m , egyébként nem gazdaságos a helyiség kihasználása. Túl magas helyiségekben ajánlatos galériákat kiépíteni, amivel egyrészt növelhető a raktártér, másrészt csökkenti a balesetveszélyt. Sok irattárban még ma is faállványzaton tárolják az iratokat. Ha kicserélésükre nincs lehetőség, akkor ezeket a tűzrendészeti előírásoknak megfelelően