Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

tárnak átadásra kész állapotban legvenek. Ennek az állapotnak a megteremtése az iratvédelem elveinek következetes érvényesítését kívánják meg. Ezért szükséges a továbbiakban a iratátvétel módjáról, az; iratok elhelyezéséről, tárolásáról, a helyes raktári rend kialakításáról, és az irattározás műszaki-technikai feltételeiről részletesebben beszélni. Iratátvétel a központi irattárba Az iratkezelési szabályzatok határozzák meg azt is, hogy a kézi irattárból hány év eltelte után, és milyen időközönként kell az iratokat a központi irattárba elhelyezni. A részleg (főosztály, osztály) vagy a kezelő iroda csak teljes évfolyamú irategyüttest adhat át. Az adott szerv működése során az iktatott iratokon túl, nem iktatott iratok (pl. költségvetések, statisztikák, különböző tervek) és speciális adathordozók (mikrofilmek, mágnesszalagok, mágneslemezek) is keletkezhetnek. Valamennyi irategyüttesnek a központi irattárba történő elhelyezésére általános szabály, hogy 3 példányban "Átadási jegyzéket" (vagy jegyzőkönyvet) kell készíteni az átadandó iratokról. A jegyzéknek minden esetben tartalmaznia kell: - az átadó szervezet: egység (főosztály, osztály) megnevezését; - sz átadás időpontját: - az átadásért felelős személy nevét; Ezeken túlmenően az iktatott iratok esetében: - a raktári egység megnevezését (csomó, köteg, doboz); - az iratok keletkezési évét és iktatószámkeretét; - a tételszámot (irattári jelet). Az iktatott iratokkal együtt át kell adni az azokhoz tartozó segédkönyve-