Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

- félkészáru bevételezésnél munkaszámonként, " kivételezésnél - 7** ^^^^ gyártmányonként - készáru bevételezésnél - """'^ A könyvelési naplókat fajtánként, ezen belül beszámolási időszakok (félév, év) szerint célszerű csoportosítani. A táblázatok, kimutatások A/4-es formátumra összehajthatok, és csomóban, dobozban időrendben őrizhetők. A könyvelési munkában ma már nagy segítség a számítógép. A gépi könyvelésnél keletkezett számlalapokat méretüknek megfelelő gyűjtőkben vagy fedőlemezek között lehet elhelyezni, és őrzési szempontból azonos elbírálás alá esnek, mint a hagyományos dokumentumok. A könyvelési iratanyagból 10 évnél tovább kellőrizni a főkönyveket, számlakönyveket, gépi adatfeldolgozás kódjegyzékeit, programjait stb. Ezek az iratok ötéves tárolás után a központi irattárba is átadhatók. A tartalma miatt különleges őrzést kívánó iratok közül a TÜK_iratck irattározásáról kell mindenekelőtt szólni. Az állami és szolgálati titkot tartalmazó ira tok megőrzéséről és irattározásáról az irattári terv külön rendelkezik, irattározásuk elkülönítetten - szigorúbb előírások szerint - történik. A TÖK helyisé get a védelméhez szükséges technikai és elektronikai eszközökkel - vasrács, ri asztóoerencezés, tűzjelző - kötelező felszerelni. A TÜK iratok csak páncélszekrényben vagy lemezszekrényben tárolhatók, nyitott állványzaton csak abban az esetben, -ha a helyiség nyílászárói megfele lően védettek. A páncél- és lemezszekrények, valamint a nyílászárók zárának le pecsételáséről a TÜK-felügyelónek kell gondoskodnia. A TÜK iratokat ügyiratonkánt, az iktatószámok sorrendjében kell tárolni. A tanácsi irattározásnál szükséges megemlíteni az anyakönyvi iratok kezelését, irattározását. Az anyakönyvi eljárás során keletkezett alapiratokat az