Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

A beérkezett számlák eredeti példányéit könyvelés után a szállítok betűrendjében, azon belül időrendben célszerű lerakni. A tárolási módok közül az iratrendezők alkalmazása a leggyakoribb, azonban ezek igen sok helyet foglalnak el. így gyakran'használják az álló iratgyűjtőket és a fektetett dobozokat is. A kimenő számlák másolatait legcélszerűbb a vevők betűrendjében, ezen belül emelkedő számsorban rendezni. A tárolóeszközök közül itt is az iratgyűjtők és a dobozok a legalkalmasabbak. A pénztári bizonylatokat a kiadás és bevétel időpontja szerint, azon belül a napi tételek száma alapján kell rendezni.A tárolás szokásos eszközei a borítékok, amelyeket zsineggel átkötve, csomók formájában tárolnak. A visszakeresés megkönnyítéséé céljából alkalmazhatók A/5-ös méretű gyorsfűzők is, amelyekben töob nap anyaga elfér. A számlák mérete általában az A/5-ös nagyságnak felel meg. Az ennél kisebb bizonylatokat (pl. bevételi és kiadási pénztárbizonylatok) célszerű A/5-ös lapokra felragasztani, és ilyenkor a többi számla között tárolhatók. A bankbizonylatokat (kivonatokat) azok kelte szerint, a kivonathoz tartozó mellékleteket a szereplő adatok serrendjében kell rendezni. Tárolásra szintén az A/5-ös gyorsfűzők vagy dossziék felelnek meg. A vegyes könyvelési bizony lat rk sorába a különféle terhelő levelek, nyilvántartások, belső könyvelési utasítások tartoznak. A terhelő leveleket címzett szerint, a belső utasításokat ik tatószámok szerint kell rendezni, lehetőleg iratgyűjtőkben vagy dobozokban. Az anyag- készárú-, félkész-áru bizonylatok leggyakoribb tárolási módjai a könyvelésben a következők: - an\sgbevételezésnél - sorba rakva - anyagkivételezésnél - munkaszámonként, költségviselőnként