Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 2. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

9. Kézi és központi irattárak

nyagbeszerzőkhöz kerülnek, ahol legcélszerűbben az említett tasakokban őrizhetók. A szállító vállalatnál a kimenő számlának két másolati példánya marad. Ebből egy szintén a könyveléshez kerül, a másikat az áruforgalmi osztályon számsorban érdemes lerakni. A számlák kezelését, nyilvántartását különféle pénzügyi előírások szabályozzák. Iratkezelési szempontból arra kell törekedni, hogy az illető vállalatnál két példánynál több számlát ne őrizzenek. A tárolásra ha megfelelő hely áll rendelkezésre - az iratrendezők a legcélszerűbbek. Őrzési idejük az irattári tervek meghatározása szerint öt, kivételes esetekben 10 év. Nagy tömegük miatt célszerű azokat az illetékes osztályok kézi irattáraiban őrizni, mert a központi irattárat zsúfolttá tennék. A szállító- és kereskedelmi vállalatokon kívül a termelővállalatok és egyes intézmények (pl. kutatóintézetek) jelentős anyag- és készletraktárakkal rendelkeznek, ahol az őrzött értékek folvamatcs nyilvántartása (

bizonylatolása

) szükséges. E célt szolgálják a raktárhelyiségenként vagy termékfajtánként rendszeresített raktári kartonok (fejlapok), amelyeken a készlet folyamatos nyilvántartása lehetséges. Általában más rendszerű kartonokat használnak az állóés fogyóeszközöknél, egyes anyagoknál; külön tárolják a meglévő készletre vonatkozó, külön az érvénytelenné vált kartonokat. E bizonylatok őrzési ideje öt, egyes állóeszközöknél 10 év. Az őrzési időt az érvénytelenné válás időpontjától kell számítani. A kartonokat dobozokban, szekrényekben álló helyzetben őrzik. - Nagyobb raktárakban, több és értékesebb készletek esetén célszerű a lyukkártyás rendszerek alkalmazása is. A raktári fejlapok alkalmasak arra, hogy a készlet változásait bizonyos időnként rögzítsék, de azokon a folyamatos forgalom dokumentálására nincs hely. E célból az egyes vállalatoknál anvao- és áruforgalmi bizonylatokat rendszere-