Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

5. Az iratkezelést szabályozó rendeletek. Az iratkezelési szabályzat és az irattári terv

A rendelet második része az iratok levéltári átadásáról intézkedik

. Előírja, hogy levéltári átadásra szabályosan selejtezett iratanyag kerülhet, melyet az átadás-átvétel időpontjáig eredeti irattári rendjük megbontása nélkül kell a szerv irattárában őrizni. A levéltárnak átadandó iratokhoz kell sorolni, a selejtezésből kiemelt levéltári értékűnek minősített iratokat is. Az átvételt szabályos átadás-átvételi jegyzőkönyvvel az irat tárolóeszközeivel (téka, dosszié, doboz, heveder stb.) együtt kell az átadó költségére lebonyolítani. A rendelet lehetőséget ad arra, hogy a szervek a már levéltári átadásra érett irataikból kiemeljék azon iratokat, melyekre ügyviteli szempontból hoszszabb ideig szükségük van (pl. műszaki tervek, szerződések, térképek stb.).A kiemelt iratokról 2 példányban jegyzéket kell készíteni, s annak egyik példányát az illetékes levéltárhoz kell eljuttatni, másik példányát pedig a szerv Őrzi meg. (Ld. még 13. fejezet!) A levéltárak kérésre a már átvett iratokat meghatározott időre kötelesek az átadó szerv, vagy főhatóságának rendelkezésére bocsajtani. A kölcsönzés időtartamáról és annak módjáról a rendelet nem intézkedik. A 45/1958. (VII. 31.) Korm. sz. rendelet korlátai ellenére is jelentős előrelépést jelent, főként azért, mert kötelezően előírja, hogy iratot csak szabályos selejtezési eljárás során lehet megsemmisíteni,kötelezővé teszi a se lejtezési jegyzőkönyvek készítését, ezek levéltári jóváhagyását. Az előzőekhez képest fontos változás az is, hogy a szervek számára teszi kötelezővé saját ügykörük, feladataik ismeretében az ón. kettős lista, azaz a csak ügyviteli iratok, illetve mai szóval élve a történeti értékű iratok jegyzékének összeállítását. Ezek a saját listák mér feltehetően jobban közelítettek a tényleges