Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés.folyamata

küldemények beérkezése, ill. továbbítása az illetékes szervezeti egység részére könnyen ellenőrizhető legyen. Központosított iratkezelési rendszernél az érkéztetőkóhyv használata felesleges. Az iktatás Az iktatás az iktatóbélyegzö ügyiraton való elhelyezéséből* a lenyomat rovatának kitöltéséből és az ügyirat lényeges adatainak az iktatókönyvbe való bejegyzéséből áll. Az iktatás az ügyirat kezelésének legfontosabb része. A .helyes, pontos iktatás biztosítja az iratok meglétét, segítségével követhető az írat útja, ez biztosítja a pontos, határidők figyelembevételével való ügyintézést. Valamennyi, a szervhez beérkező, érdemi ügyintézést igénylő iratot iktatni kell; természetesen iktatni kell a szervtől kimenő, hivatalból keletkezett, sőt az egyes részlegek között, a szerven belüli iratforgalomban szereplő iratokat is. Az iktatandó iratok körét az iratkezelési szabályzatban kell rögzíteni. A küldeményeket minden esetben az érkezés napján kell iktatni. Ez a munka minden más feladatot megelőző. Az iktatást másnapra csak abban az esetben lehet hagyni, ha a küldemény közvetlenül a munkaidő vége előtt érkezik. Ez esetben az iktatókönyvben az érkezés dátumaként az iktatás időpontját kell feltüntetni. (Amennyiben olyan jellegű iratról van szó, ahol a tényleges beérkezés napja jogi jelentőséggel bír, ettől a gyakorlattól el lehet térni.) Minden esetben iktatni kell a hivatalból keletkezett iratokat. Nem helyeselhető a telefonon való iktatószám kérés, ez csak kivételes esetben, vezetői jóváhagyással történhet. (Itt is megjegyezzük, hogy a beérkezett iratra való válaszlevélnek új iktatószámot adni helytelen, azt a beérkező levél számán kell továbbítani.) Általában nem kell iktatni: a meghívókat, számlákat, bizonyla-