Dóka Klára: Iratkezelési ismeretek 1. (Jegyzet az irattáros tanfolyamok hallgatói számára) (Levéltári módszertani füzetek 10. Budapest, 1990)

7. Az iratkezelés gyakorlata II. Az iratkezelés.folyamata

- 119 tokát és egyéb pénzügyi okmányokat, hivatalos lapokat szakfolyóiratokat, rend szeresen - tájékoztató céllal megküldött - sokszorosított anyagokat, melyeknek körét az iratkezelési szabályzatban meg kell határozni. Az iktatóbélyegzó Az iktatás egyik része az iktatóbélyegzőnek az iratra nyomása és a lenyomaton az adatok feltüntetése. Iktatóbélyegző használata kötelező. Az iktatóbélyegzőt az irat külső oldalára helyes nyomni, mert ellenkező esetben a rovatok adatai összeolvadnak az írott szöveggel. Ha a külső oldal is tartalmaz írott szöveget, a bélyegzőt az irat bal alsó sarkában célszerű elhelyezni . (Mikrofilmes berendezések használata esetén: az iktatóbélyegzőnek az üres oldalon való elhelyezése nem célszerű, mivel ez esetben sok üres oldalt kell lefényképezni. Ez esetben az iktatóbélyegzőt a belső, szöveges oldalra kell nyomni.) Az iktatóbélyegzó lenyomatának a következő adatokat kell tartalmaznia: a szerv neve és címe, az iktatószám, az iktatás időpontja (év, hó, nap), mellékletek szám, az ügyintéző neve, az irattári terv szarinti tételszám. Az iktatóbélyegző lenyomaténak az irat külső oldalán való elhelyezése után a rovatokat tvíUl kell kitölteni, hogy adatai meghamisíthatok ne legyenek. A dátum rovatánál a hónap nevét betűkkel, a mellékletek számát számmal kell feltüntetni. Ha egy irat több mellékletet tartalmaz, használatos az "iratcsomó" megjelölés is.