A MTAK munkatervei, beszámolói, éves jelentései 1992-93.

III. KÖNYVTÁRGÉPESÍTÉS

14 ra alkalmasabbnak mutatkozó integrált rendszert keresett. Alapos felmérő munka után döntés született a jeruzsálemi Hebrew University által kifejlesztett, a Budapesti Műszaki Egyetem Könyvtárában már működő, rugalmas, könyvtáros és olvasó-barát, bővíthető, átjárható Aleph rendszer megvételére. A szerződéskötésre 1992. áprilisában került sor az Aleph rendszer forgalmazójával, a tel-avivi Ex Libris céggel, majd májusban a rendszer hardware-jét szolgáltató Digital Equipment Hungary Kft-vel. A gépesítési munkák szervezésére megalakult a Számítógépes Titkárság egy „systems librarian" vezetésével. Az Aleph program installációját eddig 3 négynapos szeminárium vezette be, az Ex Libris tel-avivi munkatársa tartott a rendszerről bevezető konzultációt, majd a továbbiakban az egyes osztályokra ill. munkafolyamatokra specializálódott a tanfolyam. Az Aleph tréning keretében két vezető munkatársnak lehetősége nyílt, hogy a tel-avivi Ex Libris cég oktatási bemutatóján részt vegyen. A Számítógépes Titkárság karöltve a gépesítési munkabizottsággal megkezdte a program indítását: a munkatársak betanítását, az egyes konkrét munkafázisoknál adódó problémák regisztrálását, s ezeknek a problémáknak a forgalmazó cég bevonásával, megkeresni a megoldását. A Könyvtár sajátos igényeinek a számítógép lehetőségeivel való összehangolása jegyében került sor a könyv útjának, a feldolgozás részletes munkamenetének a kialakítására. A könyvtárgépesítési program eddig elért eredményei között említhető, hogy a szerzeményezési modul kialakításával megkezdődhetett a rendelések gépre vitele, majd az új szerzemények leltározása, kezdetben párhuzamosan hagyományos és gépi úton, majd végleges átállással a gépi feldolgozásra. A szerzeményezési munka gépesítésének belső szabályait részletesen kidolgozott útmutató foglalja össze. A gépesítési program kulcsfontosságú része a számítógépes feldolgozó munka megszervezése, beindítása volt. Elkészült e munkafázisra vonatkozó házi szabályzat, a begyakorlási időszak után, október folyamán megkezdődött a számítógépen való címleírás, ami még nem gondoktól mentes, a menetközben adódó különböző problémák miatt. A katalógusépítés vonatkozásában egyelőre biztonsági okokból továbbépül a cédulakatalógus is, párhuzamosan a gépi nyilvántartással. Az 1986 utáni, nemzetközi szabványon alapuló betűrendes katalógus anyagának rögzítésére (mintegy 80 ezer tétel) szerződést kötött a Könyvtár a Mini-Multi kft-vel. Ennek a retrospektív konverziónak a során a múlt évben mintegy 30.000 1986 utáni bibliográfiai rekord került betáplálásra. Az év végével megkezdődött a munka tesztelése. A szakozás vonatkozásában a gépesítéssel összefüggésben az a megoldás látszott ésszerűnek, hogy az ETO tárgymutatóját (ennek betáplálására 1993-ban kerül sor), valamint a már meglévő, házi tárgyszógyűjtemény (mintegy 14 ezer fogalom) kerüljön be az Aleph rendszerbe, ami hierarchikus és rugalmas kiegészítő keresési lehetőséget ad a tájékozódáshoz. Folyamatosan napirenden volt több komplex probléma, mint pl. az OSZK-beli Nemzeti Periodika Adatbázis on-line elérése, a Kézirattár anyagának az Aleph-ben való elérhetősége, az Olvasószolgálattal kapcsolatos munkafolyamatok rendszerbe való bekapcsolásának előkészítése. Elkészült a 14.000 tételből álló, gépi úton feldolgozott kandidátusi és doktori disszertáció katalógus (az IIFP támogatásával), amely az Aleph egy külön bázisában használható, meghatározott csatornán (X 25) keresztül on-line üzemmódban is hozzáférhető. A katalógus még kiegészítésre szorul. A program szellemi részével párhuzamosan folyt a szükséges gépi eszközök beszerzése, valamint a műszaki, technikai feltételek megteremtése.