Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése - A Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség kiadványai 4. (Budapest, 2010)

Lakos János: Az egyetemi levéltárak elmúlt 10 évi működése a szakfelügyeleti jelentések tükrében

számítógépek is egyre nagyobb teret nyertek, nem kis mértékben a központi céltámogatásoknak köszönhetően. Ma már szinte mindenhol rendelkezésre áll az informatikai alapfelszerelés. Természetesen kicsi „intézményekről” van szó, ezért teljes vertikumú berendezés nem nagyon található. A legtöbb levéltárban a könyvtárral együttműködésben oldják meg az informatikai feladatokat, hiszen a levéltárnak általában nincs külön szakembere sem.

II. A szakmai tevékenység jellemzői

1. A levéltári nyilvántartások állapota

A szakmai követelményekről szóló 2002. évi miniszteri rendelet előírja, hogy valamennyi hazai közlevéltár a Magyar Országos Levéltár által kidolgoztatott egységes program (e-Archivum) segítségével elektronikusan vezesse a levéltári anyagára vonatkozó nyilvántartásait, úgymint a fondtörzskönyvet, a gyarapodási és a fogyatéki naplót, a letéti naplót, a raktári jegyzékeket, a kölcsönzési naplót és az átmeneti naplót. Ezeken kívül minden fondról fonddosszié felállítása is kötelező, amelyben el kell helyezni a fondra vonatkozó dokumentumokat. A levéltár illetékességébe tartozó iratképző szervek nyilvántartására a szintén elektronikus szervnyilvántartás és a manuális szervdosszié szolgál.

Az egységes program 2006 elején került a levéltárak birtokába. Sok probléma volt vele, nem mindenhol állt rendelkezésre a szükséges hardver (ezt azonban az NKA még abban az évben biztosította) és a számító- gépes szakember, ezért számos helyen, az egyetemi levéltárakban különösen, csak 2007-2008 folyamán indulhatott meg a nyilvántartások feltöltése. Meg kell mondanom: eléggé vontatottan.

A 2008. évi szakfelügyeleti vizsgálatról készült jelentések szerint 6 egyetemi levéltárban még csak el sem kezdődött az e-Archivum adatokkal való feltöltése, és csak 2 helyen haladt előre érdemben a munka.

Hangsúlyozni szeretném, hogy a naprakész nyilvántartások nélkül csak korlátozottan tekinthető hitelesnek egy levéltár tevékenysége, hiszen bizonytalanság uralkodik abban a tekintetben, hogy pontosan mit őriz, mivel gyarapszik, illetve csökken állománya, hová kölcsönzött iratokat stb.

211