Az egyetemi felvételi rendszer változásai a 20. században. Az MFLSZ 2010. évi vándorgyűlése - A Magyar Felsőoktatási Levéltári Szövetség kiadványai 4. (Budapest, 2010)

Lakos János: Az egyetemi levéltárak elmúlt 10 évi működése a szakfelügyeleti jelentések tükrében

2. Szervellenőrző, iratátvételi és feldolgozó munka

Korábban néhány egyetemi levéltárnál összeférhetetlenségi esetek is előfordultak a szervellenőrző munkában. Volt olyan egyetem, ahol a központi irattározási feladatokat is a levéltár látta el. Az utóbbi években e téren javult a helyzet. Tudatosítani kell az egyetem vezetőiben, hogy a levéltár nem azért van, hogy az irattári munkát végezze, hanem ennek ellenőrzése a feladata.

Az iratátvételek esetében gyakran ma sem lehet érvényesíteni azokat az előírásokat, amelyek az átadókra vonatkoznak. A fő problémát azonban a levéltári férőhelyhiány jelenti.

A feldolgozó munka, vagyis a levéltári anyag rendszerezése, rendezése, segédletekkel ellátása és selejtezése rendkívül fontos a levéltári iratok használhatósága szempontjából. E feladatok végzésére tehát nagy figyelmet kell fordítani a levéltáraknak.

Bármely látványosabb produkció akkor lehet hatásos, ha szilárd szakmai alapokon, a rendezett és jól használható segédletekkel ellátott levéltári anyag talaján áll. Persze a modem eljárásokat (adatbázis-építéssel egybekötött digitalizálás) is alkalmazni kell. Az alapvető segédletekkel, a fond- és állagjegyzékekkel, repertóriummal szinte mindegyik egyetemi levéltár rendelkezik. Az adatbázis-építés is kezdetét vette a levéltárak egy részében.

Megemlítek egy jogvitát, amely a 10/2002. NKÖM rendelet 29. §-ának (3) bekezdését érinti. Eszerint: „Rendezést írásban rögzített és az illetékes szakmai vezető által jóváhagyott rendezési terv alapján lehet végezni.”

Néhány egyetemi levéltár úgy foglalt állást, hogy rájuk ez a jogszabályi kötelezettség nem vonatkozik, mert nincs olyan illetékes szakmai vezető, aki jóváhagyhatná a levéltárvezető/levéltáros által készített rendezési tervet. Ez a rendelkezés helytelen értelmezése.

A jogalkotó nem kívánt kivételt tenni, hanem általános érvényűnek szánta az előírást. A jogszerű magatartás a következő: az adott levéltárban a legmagasabb szakmai beosztású/munkakörű személy által készített rendezési terv felsőbb jóváhagyást nem igényel, az a készítője aláírásával jóváhagyottá válik. Ez a rendeletet kiadó minisztérium hivatalos álláspontja.

212