MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

közigazgatási határok folytonos adatbázisa és az EUROGLOBALMAP térinformatikai adatbázist, amelynek a FÖMI az adatszolgáltatási pontja. Az adatbázisok szerepe, a bennük szereplő adatok aránya a közigazgatási szervek irattermelésében látványosan megnőtt. Hagyományos iratkezelési rendszerek A hagyományos iratkezelési rendszerek nem egyszerűen iktatóprogramok, kiegészülnek az iratkezelési folyamat különböző fázisainak, az iratátvétel, postabontás, érkeztetés iktatás, irattovábbítás, irattárba helyezés, selejtezés és levéltárba adás támogatásával. Az első — iktatásra korlátozott rendszereket a nyolcvanas évek végén kezdték bevezetni azoknál a szervezeteknél, ahol a nagy iratforgalom ezt indokolta és a szervezet vezetője nyitott vagy éppen kezdeményező volt a számítástechnikai megoldások irányában. Kivétel nélkül szervezeten belüli fejlesztések voltak (pl. Pénzügyminisztérium, MÉM Költségvetési Iroda), magukban hordozva azokat a hibákat, amelyeket a programozók az iratkezelési rendszerek, az ügyintézés logikájának felületes ismerete miatt követtek el. A kilencvenes évek közepén jelentek meg a nagy szervezetek részére kialakított hálózati iratkezelő rendszerek, amelyek a papírmentes iroda jelszavával az adminisztráció teljes átalakítását ígérték. A kilencvenes évek végétől a közigazgatásban alkalmazott rendszerek néhány alaptípusra szűkültek le, ahol a fejlesztők megértették, hogy csak a közigazgatási ügyvitel és az iratkezelési szakma belső logikájának megértésével lehetséges az alkalmazásokat elfogadtatni. 2006. januárjára kettő kivételével valamennyi minisztérium a piacot uraló négy program valamelyikét használja, csakúgy, mint harminc további központi közigazgatási szerv. A professzionalizáció és koncentráció mellett a másik jelenség a fragmentálódás. Az egyes speciális feladatokra elkülönülő iktatási rendszerek jönnek létre. Ezt a korábbi papírvilágban is meglévő jelenséget az elektronikus környezet felgyorsította. Az adatbázisokhoz hasonlóan az iratkezelési rendszerek esetében is megfigyelhető a szervezeti keretek és az adatkezelési struktúrák elválása. Tavaly már beszéltem a Közlekedési Főfelügyelet és Állategészségügyi igazgatási szervek közösen használt rendszeréről. A Fogyasztóvédelmi Főfelügyelőség esetében szintén kialakították a területi szervek közös iktatási adatbázisát, ahol a központ és a területi szervek összessége szerepelt két elkülönülő entitásként. Ez azt követően is így maradt, hogy 2004-ben a szervezet átalakítása a belügyi tárca felügyelete alá helyezte a korábban az FVF-hez tartozó területi szerveket, miközben a Főfelügyelőség maga az Esélyegyenlőségi tárcához került.