MLE 2006. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2007)

V. INFORMATIKAI SZEKCIÓ - SZATUCSEK ZOLTÁN (MOL): A teknősbéka és a nyúl. Az elektronikus iratkezelés gyakorlata az államigazgatásban

Az alrendszerek elburjánzása és a belső és külső szervezeti keretek átjárhatósága lehetővé teszi, hogy az elektronikus iratkezelés ne az adott szervezetek iratkezelésének teljes elektronizálásán keresztül, hanem leegyszerűsíthető kommunikációs részfolyamatok (hatósági ügyek, ügyfélszolgálat) megoldásán keresztül menjen végbe, így iratkezelés szervezete a központi illetve központi felügyeleti helyett egyre inkább hálós szerveződésű. Elektronikus iratkezelési rendszerek Elektronikus iratkezelési rendszerek jelenleg egyetlen központi közigazgatási szervnél sem működnek teljes körűen, még az elektronikus adatkezelést legteljesebb formában megvalósító Magyar Műszaki Biztonsági Hivatalnál sem, ahol még a külső helyszíni hatósági ellenőrzés is a központi adatbázissal kommunikáló mobil munkahelyek használatával történik. A papír alapú és elektronikus iratok minden közigazgatási szervnél együtt vannak jelen. Az elektronikus rendszerek ugyanakkor nem tudják megoldani a papír alapú iratok fizikai létezéséből és mozgásából fakadó problémákat. A papír alapon lévő ügyiratdarabok, és a mozgásukat dokumentáló elektronikus rendszerek két elkülönült világot alkotnak, aminek összefüggését az ügyintézőknek és az ügykezelőknek kellene megteremteniük. Ennek sikere a tapasztalatok szerint a szervezet központosításától, a vezetői szándék következetességétől, az iratok homogenitásától függ. Akár ugyanaz az alkalmazás program egy nagytömegű, homogén irategyüttes kezelése során (hatósági engedélyezés, ellenőrzés, adatszolgáltatás, pályázatok lebonyolítása), hibátlanul működik, ugyanakkor a közigazgatás ügyvitel szempontjából bonyolultabb (stratégiai, politikai irányítás) szintjein az ügyirat esedegesen alakuló, szerteágazó útját nehezen képes kezelni, olykor, pedig egyenesen akadályozza a hatékony ügyintézést. Összefoglalás A központi közigazgatás iratkezelésének teljes áttekintése gyakorlatilag lehetetlen vállalkozás, a részleges összefoglalás során arra a következtetésre jutottunk, hogy a problémahalmaz összetettebb, mintsem korábban képzeltük. Nem csupán arról van szó, hogy ami korábban papíron volt az most gépben van. Megváltozott a kommunikáció és az írásbeliség szerepe és a fent vázolt folyamatok csak töredékesen írhatók le a tradicionális levéltári fogalmak által. Mint ahogy a papír ellenpontja az információs társadalomban nem az e-papír, a digitális tartalom és kommunikáció a hagyományos tartalmakat és kommunikációs formákat felülírja, így a megfeleltetés csak