MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

vonatkozó igény. 1780-ban pl. november elején és végén egytől növekvő sorszámmal látták el a leginkább a Helytartótanácstól érkezett leiratokat. A legrégibb forrásokat áttekintve azt látjuk, hogy a nagyobb, központibb szervezeti egységek, hivatalok, mint például az Állatgyógyászati Tanintézet Igazgatói Hivatala, vagy a József Ipartanoda, majd a belőle és a tudományegyetem mérnökképző intézetéből létrehozott Joseph Industrie Schule is az évenkénti/tanévenkénti sorszámos iktatást alkalmazta a 19. sz. közepétől. A keszthelyi Országos Gazdászati és Erdészeti Felsőbb Tanintézet (1864)1865 és 1874 között keletkezett iratai közül a minisztériumokból küldött rendeleteket az első években folyamatos sorszámmal látták el, majd áttértek az évenként újra kezdődő sorszámos iktatásra. Ezekhez az iratokhoz iktatókönyvek is készültek. A kimenő iratokat külön iktatták, ezekhez is készítettek iktatókönyvet. A nem minisztériumoktól érkezett iratokat szintén külön gyűjtötték, és az esetek többségében a hátoldalukra feljegyezték a válaszadás idejét. Ebből az esetből is kitűnik az iratkezelés kiforradansága. A Királyi József Műegyetem Rektori Hivatala alkalmazta ismereteink szerint a vizsgált intézmények közül először az 1884/85ös tanévtől a tételszámos rendszert. Ennél az intézménynél az 1896/97-es tanévig az iratokat tanévek szerint iktatták, majd 1897 végéig folytatták a sorszámos iktatást és 1898-ban áttértek a naptári év szerinti iktatásra. Az 1920-ban alakult királyi magyar Tudományegyetemi Közgazdaságtudományi Kar Dékáni Hivatalában a többiekétől eltérő, mintaszerűen pontos, korszerű iratkezelést alkalmaztak; tétel, alapszám, iktatószám rendszerrel. Az irattárban a római számmal ellátott tételek sorrendjében, azon belül az alapszámok növekvő rendjében helyezték el az aktákat. Alapszámnak az adott ügyben keletkezett legelső irat iktatószámát tekintették, vagyis a későbbi iratoknál a visszacsatolás módszerével élve, az adott ügyben keletkezett összes irat egy helyen vált megtalálhatóvá. Érdekességként említjük, hogy itt az iktatást 1930-ig naptári évenként végezték, majd 1930/31-tői rátértek a tanévenkénti iktatásra.