MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

A kar része lett az 1934-ben létrejött óriás felsőoktatási intézménynek, a Magyar királyi József nádor Műszaki és Gazdasági Egyetemnek. (Az iktatás ugyanúgy folyt tovább, mint eddig.) Ennek megfelelően az ott hozott intézkedéseket itt is végrehajtották. így aztán 1942-ben visszatértek a naptári év szerinti iktatásra. A már önállóvá vált egykori kar jó iratkezelése 1950-től jó tíz évig a primitívségbe hanyadott vissza, a kimenő és beérkező levelek külön iktatásával. Később visszatértek a sorszámos iktatásra. A II. világháború utáni szerkezeti változásokat nem tárgyaljuk, de megjegyezzük, hogy 1945-ben jött létre a magyar felsőoktatás újabb óriása — a Magyar Agrártudományi Egyetem (fennállt 1953-ig) — s szakadt részekre a másik óriás, a Műegyetem 1949-ben. A változások nem kerülték el az iratkezelés területét sem. Már a negyvenes évek végére jellemző az, hogy az addigi hivatali apparátus szakembereit leváltják, tekintet nélkül arra, hogy ezzel az intézkedéssel a szakszerűséget és a szakértelmet is száműzik az intézményekből. Ezt aztán különösen 1952-től sínylik meg az egyetemek, amikor, mint minden más állami intézménynél, így esetükben is át kellett térni a csoportszámos iktatásra. Az iktatás iktatólapon történt, s minden iratváltást alszámokkal kellett jelölni. Az iratokat az iktatólapokhoz hasonlóan, a csoportszámok növekvő sorrendjében helyezték el, s ezen belül lehetett a betűrendet alkalmazni. E rendszer hátránya abban nyilvánult meg, hogy nem mindig lehetett azt biztosan megállapítani, hogy az adott iratot melyik csoportszámon helyezték el. Ráadásul minden irat sorsa az iktatók képzetienségétől függött. Kötelező használatát 1956-ban törölték el. Általában 1957 az az év, amikortól a felsőoktatási intézmények zöme visszatért az évenkénti sorszámos iktatásra. Természetesen ez nem mindenütt történt így. Veszprémben pl. a csoportszámos iratkezelés megszűnte után is változadanul iktatólapokat alkalmaztak, amelyeket nem kötöttek évenként egybe, mint a legtöbb hasonló intézménynél, hanem ezeket a tételszámos iratok mellett helyezték el. Ugyancsak Veszprémben a Dékáni-, majd Rektori Hivatalban a minisztériumokból érkezett iratokat külön kezelték, s ezekhez külön segédletet készítettek.