MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

Összefügg a rendelés és selejtezés kérdése a% iratátvétel problematikájával is. Az iratkezelési szabályzatok megmondják az egyes irattípusok levéltárba adásának idejét, s általában azt is kimondják, hogy a levéltár csak rendezett — Uram bocsa' - az iratkezelési szabályzatnak megfelelően selejtezett iratot köteles átvenni, megfelelő tárolóeszközzel, és az átadó költségén. Ideális esetben tehát az adott egyetemi levéltár selejtezetten, rendezetten, no és persze megfelelő jegyzékekkel ellátottan átveszi az iratanyagot, dobozolja, mintaállványozza — magyarul mondva túl sok energiát nem kell befektetnie az állománygyarapításba. Igaz lehet ez a megállapítás azokra a szervezeti egységekre, ahol normális iratkezelés folyik, de nem igaz például a professzori személyi hagyatékok esetében. Iratkezelés az egyetemeken A Pázmány Péter által Nagyszombatban 1635-ben alapított legrégibb folyamatosan működő hazai egyetem iratanyagát 1956-ban a MOL égése során pótolhatadan veszteségek érték. Szerencsére ez a megállapítás nem igaz mind a négy karra nézve, mivel a budapesti tudományegyetemről 1950-ben előbb a Hittudományi- majd az Orvostudományi kart is leválasztották és önállósították, s ezek az új intézmények nem tettek eleget iratbeszolgáltatási kötelezettségüknek. Az iratkezelést vizsgálva azt mondhatjuk el, hogy ha a legelső időkben, ha egyáltalán iktattak, akkor az iktatás évenkénti sorszámos volt (pl. a Hittudományi kar iratai 1722-től kezdődően). A tanszéki iratok közül régiségüknél fogva feltédenül említést érdemelnek a pesti tudományegyetem orvosi karán működött Állatgyógyászati Tanszék iratai (1787-1850), ám itt csak azt a tényt nyugtázhatjuk, hogy ekkor még nem iktatták az iratokat. Az iratok nyilvántartására vonatkozó igény azonban már ekkor jelentkezett. Tolnay Sándor a tanszék első professzora összegyűjttette és beköttette a tanszékre vonatkozó elvi jelentőségű iratok egy-egy példányát (Extractus protocolli Instituti Veterinarii 1787-1815). Érdekességként említhetjük az Egyetemi Könyvtár esetét, ahol a 18. században még szintén nem beszélhetünk normális iktatásról, de már ekkor megfogalmazódik a legfontosabb iratok rendben tartására