MLE 2004. évi vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2005)

I. KÉPZÉS, RENDEZÉS, SELEJTEZÉS SZEKCIÓ - Kiss József Mihály: Rendezés, selejtezés az egyetemi Levéltárakban

KISS JÓZSEF MIHÁLY (ELTE Egyetemi Levéltár) Rendezés, selejtezés az egyetemi levéltárakban Mondandómat egy közhelyszerű megállapítással kell kezdenem. Természetesen az egyetemi levéltárakban ugyanúgy, ahogy más "normális" levéltárakban is, az iratrendezés és selejtezés kérdése szprosan összefügg az iratkezelés kérdésével. Ez a közhely sem érvényes azonban minden esetben. Mielőtt rátérnénk a kérdés vizsgálatára, meg kell tennünk még néhány általános érvényű megállapítást az egyetemi levéltárakkal kapcsolatban, hiszen a selejtezés és rendezés kérdése a gyűjtőterületi elbatárolással is szprosan összefügg Az aktuális minisztérium által jóváhagyott szervezeti és működési szabályzatban általában az a kitétel szerepel, hogy az adott felsőoktatási intézmény levéltárának gyűjtőköre kiterjed valamennyi jogelődje minden szervezeti egységének működése során keletkezett maradó értékű iratanyagán túlmenően az egykori oktatók, diákszervezetek irathagyatékára, nem beszélve a jelenlegi szervezeti egységek, oktatók et cetera iratanyagáról. A rendezés és selejtezés kérdése összefügg az adott intézményben elfogadott iratkezelési szabályzat minőségével, annak színvonalával. Itt szeretnénk megjegyezni azt, hogy az iratkezelési szabályzat elkészítése nem az adott felsőoktatási intézmény levéltárának a feladata, ám a szervezetiés működési szabályzat szerint igenis feladata, joga és kötelessége annak véleményezése. A rendezés és selejtezés kérdése szprosan összefügg a levéltár egy másik fontos munkájával, nevezetesen a szervellenőrzések megfelelő számú és minőségű végrehajtásával is.