MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

mény, amely maradandó egészségkárosodást ill. halált okozott; - a TÜK alól visszaminősített és újralajstromozott valamennyi peres iratot.) Meg kell jegyezni, hogy ezen ügyek statisztikailag csekély hányadát teszik ki az éves ügyforgalomnak. Ballasztalanítás A következő lépés az ügyiratok gondos részselejtezése, amelyet elkerülendő a jogszabályokban is szereplő részselejtezés fogalmával történő azonosítást, ballaszttalanításnak neveztünk el. Lényegi különbség, hogy a jogszabályok részselejtezés alatt az ítélet, végzés, befejező határozat stb. kivételével valamennyi részirat eltávolítását értik, míg a mi eljárásunk szerint a per minden lényegi irata megőrzésre kerül, így főként a duplumok, köztes végzések, és felesleges mellékletek, iratküldések, tértivevények stb. selejtezése történik meg. A ballaszttalanításra vonatkozóan részletes ajánlást csak a polgári perek esetében sikerült kidolgozni. Tapasztalataink szerint így a levéltárba utalandó iratanyag terjedelme polgári perek esetében 30-40%-kal is csökkenhet! A polgári perekhez hasonlóan a büntetőpereknél is terveztük ballaszttalanítási utasítás elkészítését, azonban számos megfontolásra kellet tekintettel lennünk. A büntetőperes eljárás iratai azért bírnak különös jelentőséggel, mert nem csupán a bíróság eljárására vonatkozó iratokat tartalmazzák, hanem a rendőrség és egyéb nyomozó hatóságok (vám- és pénzügyőrség, határőrség) és az ügyészség működése csak ezen iratokból ismerhető meg. A vonatkozó rendőrségi és ügyészségi iratkezelési szabályzatok ugyanis valamennyi alapügy iratait selejtezhetőnek nyilvánítják. A nyomozati szakasz anyaga ugyan kis mennyiségben tartalmazhat ballaszt anyagot (pl. tértivevény, borítékok, költségjegyzék), azonban nem javasolt semmilyen szintű részselejtezése, mivel ezek mindig lefűzve, paginálva és iratjegyzékkel ellátva találhatóak meg az iratok között. Az ügyészségi szakasz iratai kevésbé rendezettek és általában nincsenek lefűzve, így lehetőség nyílik pl. a duplumok kiemelésére. A bírósági szakasz jellemző ballasztanyaga az ítéletek többes példányai, a nagy számú tértivevény és pótborítékokban található egyéb duplumok. Összességében a polgári perekhez képest lényegesen kevesebb ballaszt-anyagot lehet eltávolítani a büntetőperes iratokból.