MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)
VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ
Az önkormányzatiság értelmezése, vagy újraértelmezése kapcsán jutottunk el a jegyzőkönyvek és a jegyzőkönyv mellékletek látszólagos túlértékeléséhez. Vállaljuk ezt a véleményünket, s sok-sok helyszíni ellenőrzés alapján állítjuk, hogy az önkormányzati jegyzőkönyv, az esetleges „sajtcédulás" mellékleteivel együtt, valódi história domus. Mindaz az elveszett ügykör, ami a selejtezések áldozata lesz, valamilyen szinten, ott van a jegyzőkönyvekben, előterjesztésekben, feljegyzésekben, mellékletekben és az eredeti hangszalagon. Ennek az anyagnak a törvényes határidő előtti átvételéről még csak vitát sem nyitottunk az előkészítés során, és a későbbiekben is ragaszkodtunk ehhez az elvhez az önkormányzatok ellenkezése ellenére is. Az ellenőrző levéltárosok figyelmét is felhívnám a végrehajtásra, az önkormányzatok ugyanis hajlamosok az eredeti hangfelvétel törlésére, a kazetták újrahasznosítása érdekében. 1 A levéltári átadásra kerülő, maradandó értékű iratok kiválogatását nagy gondossággal és széleskörű próbaselejtezéssel végeztük. Ezeknek az iratoknak a körét hosszútávra határoztuk meg, ezért az eddigi módosítások során ennek a körnek sem a kiszélesítéséhez, sem a szűkítéséhez nem járultunk hozzá. Levéltári szakmai szempontból nézve, átvételi minimumjegyzéket határoztunk meg, amelynek kibővítéséről a helyi sajátosságokat ismerő önkormányzati levéltárak - a mintavétel lehetőségével élve - szabadon dönthetnek. Az egyedi ügyek értékeléséről Az önkormányzati irattári terv készítésénél és használatánál - mint általában minden irattári tervnél - a sok pozitívum mellett számolnunk kell egy fontos negatív hatással is. Az irattári tervekben előzetesen elvégzett iratértékelésnél és az ennek alapján elvégzett selejtezéseknél, beleolvadva a tétel egészébe, eltűnnek az egyedi ügyek. Korábbi megszólalásaim során már felhívtam a Kollégák figyelmét arra, hogy az őrzendő iratmennyiség szempontjából mennyire fontos a hivatali ügyintézés során keletkező, egyedi ügyeket tükröző, iratok értékének, vagy értéktelenségének a meghatározása. Az önkormányzatok esetében az értékeli A hangkazetták állományvédelme sürgető levéltári feladat, de ez nem akadályozhatja meg az átvételt.
