MLE 2003. vándorgyűlés előadásai (Budapest, 2004)

VII. GYŰJTŐTERÜLET-IRATÉRTÉKELÉS SZEKCIÓ

mennyiségben fordult elő, mint a megnevezhető és konkrét tételbe sorolható ügyek iratanyaga.

4 Az irattári terv működésének ellenőrzése és a módosítások előkészítése során begyűjtött vélemények igazolták az egyéb ügyek tétellel kapcsolatos félelmeinket, hiszen az önkormányzatok minden fejezet végére, esetenként a középére is beépítenének egy-egy vegyes tételt. Ami az irattári tervben szereplő iratok értékelését, selejtezhetőségének megállapítását illeti, a teljes levéltár-elméleti irodalom mellett a jól bevált módszerhez folyamodtunk a helyszínen próbaselejtezéssel vizsgáltuk meg az iratok információ tartalmát, vizsgáltuk ügyviteli és történeti forrásértékét. A munkánkat megkönnyítette, hogy a tanácsok hatósági működése, a közigazgatás és az állampolgár viszonya a keletkező iratok értékelésének szempontjából példaként használható volt. A selejtezhetőség megállapításának elvei és módszerei sorában először is a HN jelzéssel ellátott ügyek számának növekedéséről szólnék. A 2/1984.MTTH utasításban 2 ilyen tétel volt, a jelenlegi irattári tervben 99 van, ez a mennyiségi növekedés két okra vezethető vissza. Ezen a főrumon emlékezetem szerint az iratértékelés kapcsán már elmondtam, hogy a határidő nélküli irattári őrzés a levéltárosok számára milyen lehetőséget ad az iratértékeléshez, időt nyerünk, így bizonyos történelmi távolságból vizsgálhatjuk az információ értékét. A nagy számú HN jelzésű irat azonban nemcsak ebből az okból került a tervbe, elsődleges szempont, az ügyviteli érték volt. A gyűjtőterületi ellenőrzések gyakorlata alapján lett számunkra világos, hogy nem a központilag irányított tanácsokról kell gondolkodnunk, hanem jogalkotó, végrehajtó, ellenőrző és szankcionáló hatalommal felruházott önkormányzatokról. Olyan önkormányzatokról, amelyeknek zavartalan, törvényes működéséhez, az állampolgárokkal való kapcsolattartáshoz, szükségük van az érintett irattári tételekre. 4 Felhívom a Kollégák figyelmét, hogy az önkormányzatok az első tíz évben, amikor a tanácsi irattári tervet használták, a besorolhatatlan önkormányzati tételek jelölésére igen szívesen használták a ,,20"-as ügykört. Azért tartom ezt fontosnak megjegyezni, mert sok esetben találkoztam ezen a tételen a vagyonkezelés és más nem selejtezhető speciális önkormányzati ügykör irataival. 5 Nagy segítségünkre volt a tanácsok nem selejtezhető iratainak jegyzékét összeállító Erdmann Gyula kéziratban használható munkája és a tanácsok levéltári selejtezési mintajegyzékeit összeállító team cikkeinek, kéziratainak, vitaanyagainak használata.